Vous avez été amené à renouveler une partie de votre parc d'imprimantes, pour quelle solution avez-vous opté ?

Il y a un an et demi, nous avons remplacé les imprimantes matricielles qui servent à l'édition des factures, des fiches de paie et des plannings dans nos 125 agences décentralisées. En étroite collaboration avec la DSI, nous avons opté pour des lasers monochromes haut volume et nous avons lancé une consultation auprès des principaux constructeurs et distributeurs. Après étude, il s'est avéré que le poste consommables représentait environ 50 % du coût global d'acquisition et ce, sur quatre ans d'utilisation. Nous avons sélectionné Lexmark qui proposait un tarif par copie ferme sur trois ans pour les consommables et la maintenance, ce qui nous permettait d'obtenir des prix nettement inférieurs à ceux proposés par la concurrence.

Comment s'établissent la facturation et l'approvisionnement en consommables ?

La facturation trimestrielle est basée sur la consommation multipliée par le prix copie forfaitaire. Les imprimantes ont été achetées auprès d'un distributeur et Lexmark nous approvisionne en consommables au fur et à mesure des besoins : chaque agence possède un toner en stock. Quand elle renvoie une cartouche vide, une nouvelle lui est livrée. Le nombre de kits de maintenance inclus dans le tarif a été défini à partir de nos estimations.

Comment avez-vous procédé pour évaluer les volumes d'impression ?

Nous avons mené une étude en interne sur la base du nombre moyen de salariés et de clients par agence.