Comment discerner le coût de possession dans le coût global d'impression ?

Il faut distinguer coût d'acquisition et coût de possession : un équipement cher à l'achat ne coûte pas forcément cher en possession. Un équipement bon marché, comme une imprimante à jet d'encre personnelle, peut coûter très cher dans la durée. La comparaison peut se faire avec le coût élevé des mainframes qui demandent ensuite peu d'entretien et les matériels client-serveur bon marché, qui nécessitent quant à eux beaucoup d'administration.

S'agit-il uniquement de prendre en compte les consommables ?

Non. Les fax, imprimantes et scanners contribuent à augmenter l'instabilité globale du système d'information. En se multipliant, ils engendrent des coûts cachés en provoquant de l'indisponibilité. Un parc vétuste provoque aussi des dysfonctionnements coûteux. Cette instabilité augmente les frais d'assistance technique, et ce sont des coûts bien plus importants que les consommables, car ces opérations immobilisent du personnel et donc du budget.