Supprimer les périphériques personnels et les jet d'encre, déployer des multifonctions ou des équipements puissants et connectés au réseau : les recommandations qui suivent un audit sont révélatrices d'un manque d'homogénéité des systèmes d'impression. « Les commandes sont fréquemment décentralisées, d'où une profusion d'équipements individuels qui ne sont pas adaptés aux besoins, et représentent des coûts importants », observe Laurent Goursaud, consultant chez Parsys Consulting.

Premier constat à l'issue d'un audit : le matériel est souvent mal dimensionné. « Redéployer les outils existants de manière plus cohérente entraîne déjà une réduction sensible des coûts », explique Pierrick Ordrenneau, directeur de clientèle chez Creib-OMR. De plus, il y a trop de matériels, parfois obsolètes et donc d'entretien coûteux, et trop de modèles différents. « Rationaliser les équipements, c'est réduire le nombre de références et faire des économies sur les consommables et la maintenance », observe Béatrice Marneffe, directrice marketing supports et services chez Lexmark.

Un audit peut aussi conduire à une réorganisation globale des flux documentaires. En effet, la prestation recense non seulement les actifs d'un parc, les procédures de gestion, mais aussi les pratiques, l'organisation et les besoins. Ces audits sont réalisés par des cabinets de conseil, distributeurs ou SSII. Les constructeurs en proposent eux aussi pour développer leur activité de services ou justifier le bien-fondé de nouveaux modèles tarifaires. Les prestations sont facturées à la journée (650 € ht chez Creib-OMR) ou au nombre de systèmes audités (entre 40 et 60€ ht l'unité chez NRG). Selon Hervé Lesage, directeur marketing solutions et services chez Xerox France, il est possible de réaliser de 20 à 30% d'économies. « Dans 80% des cas, le prix de la nouvelle solution est remboursé dans les 18 mois », estime pour sa part Jean-Michel Naudot, directeur Technology Services d'Ikon. Ces estimations sont souvent fondées sur les données recueillies lors de l'audit, car peu d'entreprises ont une vision précise de leurs dépenses, et surtout des coûts cachés (gestion des commandes et stockage des consommables, temps perdu suite à des indisponibilités, usure prématurée liée à une mauvaise adaptation des produits, etc.). La première utilité d'un audit est donc d'évaluer et de comprendre ses dépenses. « Les entreprises découvrent que le TCO existe aussi pour ces périphériques », constate Erwann le Sergent, responsable marketing chez HP.