Avec la bureautique et la baisse des prix, les imprimantes ont proliféré dans l'entreprise. « Dans une entreprise cliente de 650 salariés, nous avons comptabilisé 550 périphériques d'impression. Nous en sommes arrivés à de telles situations parce qu'il n'y a pas eu de politique globale au niveau des achats et de l'organisation des systèmes d'impression », stigmatise François Joly, responsable des programmes solutions d'impression chez Econocom.

L'utilisation d'Internet et de la messagerie favorise l'inflation des pages imprimées. Selon Dataquest, un employé connecté à Internet imprime en moyenne 25 pages par jour, et un utilisateur de matériel bureautique génère un volume d'impression de 5 000 à 10 000 pages par an. Quel est le coût d'une telle gloutonnerie pour les entreprises ? Il est difficile de le chiffrer précisément, mais tout le monde s'accorde à le trouver très élevé. Selon le Gartner Group, cela ne représenterait pas moins de 1 à 3 % du CA de l'entreprise. À l'heure de la chasse aux coûts, un domaine si longtemps laissé en jachère suscite l'attention des directions. Montrés du doigt, les constructeurs cherchent à proposer de nouveaux services d'audit et des offres d'administration pour rationaliser et consolider les parcs. Selon eux, il serait possible de réaliser ainsi de 20 à 30 % d'économies. L'adoption de modèles tarifaires à l'usage, inspirés de ceux des fabricants de copieurs, doit en outre assurer une meilleure visibilité sur les coûts.