Avec Adèle (administration électronique) et ses sous-projets - Copernic pour la dématérialisation des procédures fiscales, Accord, pour le système comptable de l'Etat et Helios pour celui des collectivités locales - et des programmes comme Acropol (télécommunications pour le ministère de l'Intérieur), Re/So 2007 (développement de l'accès Internet à haut-débit en France), le gouvernement pilote 225 projets informatiques de toutes natures. L'objectif, selon Jean-Pierre Raffarin : « Accroître la productivité des administrations et améliorer l'efficacité de l'action publique ou la qualité du service rendu. »

Concentrant depuis février dernier 140 projets informatiques à lui seul, Adèle vise, entre autres, à économiser à partir de 2007 pas moins de 5 à 7 milliards d'euros par an. Ainsi qu'à compenser les 10 000 départs annuels à la retraite d'agents prévus en raison du « papy boom » . Donc de faire mieux avec moins... Pour y parvenir, les patrons des systèmes d'information de l'Administration misent sur la dématérialisation de l'information et les procédures administratives, l'indépendance face aux technologies et fournisseurs (notamment grâce aux logiciels libres), la maîtrise des coûts et la conduite du changement.

La modernisation de l'Etat commence par la dématérialisation des informations. A cet égard, le site journal-officiel.gouv.fr constitue une bonne illustration avec des textes législatifs et réglementaires parus au Journal officiel. Suivis par les avis d'appels publics à la concurrence et les avis d'attribution de marchés publics parus au BOAMP (Bulletin officiel des annonces des marchés publics). Et par les annonces légales parues au Balo (Bulletin des annonces légales obligatoires).

Outre le Journal officiel, l'Ugap (Union des groupement des achats publics), la DGA (Délégation générale de l'armement), la Documentation française... Toutes les administrations qui brassent d'importants volumes de documentation et d'information les rendent désormais accessibles sur un portail Internet, comme service-public.fr , vie-publique.fr , ladocfrancaise.gouv.fr ou legifrance.gouv.fr . Ou, à l'instar du service téléphonique d'information publique 3939, elles sont tentées également d'exploiter les technologies des centres d'appel.

Mais cela ne suffit pas. Passage obligé pour généraliser la dématérialisation, les administrations centrales utilisent la lecture optique de documents (LAD) à grande échelle. A l'image de la DGI (Direction générale des impôts) qui consacre huit centres informatiques en France à cette technologie. « Nous devons disposer en 2006 de tous les formulaires en lecture optique. Ainsi que d'un système de gestion intégré qui couvre la saisie traditionnelle et la LAD » , indique Pascal Nguyen, directeur divisionnaire de la DGI, chargé du plan technique d'acquisition et de restitution de données.

Pour y parvenir, la DGI fait appel au progiciel. « Avant l'arrivée de la LAD, nous traitions à la main des liasses de dix pages d'imprimés fiscaux » , se remémore Philippe Bassot, inspecteur principal technique du centre de service informatique de Reims, spécialisé dans la LAD.

Equipé des solutions Digilad 32 bits de Digitech et A2iA pour la lecture de documents manuscrits, le centre n'en traite désormais plus que 60 % manuellement. Le résultat est impressionnant. En passant d'un traitement de trois liasses à l'heure à la main à 55 en LAD, le centre a gagné trois mois sur ses délais, qui pouvaient atteindre une année pour les imprimés fiscaux d'un exercice en cours.

La dématérialisation joue un rôle moteur dans la productivité administrative. Mais elle doit s'appuyer sur des systèmes de front et de back office adaptés afin de parvenir à une gestion électronique et intégrée. Copernic, qui, avec 911 millions d'euros financés sur neuf ans, absorbe la moitié du budget du programme Adele (1,8 milliard de 2004 à 2007), suit cette logique. « Il vise à créer un système d'information commun à la Direction générale des impôts (DGI) et au Trésor public » , note Patrick Dailhé, son directeur.

C'est ce système qui devrait constituer le socle du futur compte fiscal unique. Lequel renseignera les particuliers, mais aussi les entreprises, les agriculteurs et les professions libérales sur les impôts dont ils doivent s'acquitter et leur situation fiscale.

Copernic se fixe ainsi deux objectifs majeurs. Le premier, s'ouvrir à l'extérieur, s'est concrétisé depuis plusieurs années avec le portail de télédéclaration et de télépaiement impots.gouv.fr , qui a récolté en février la feuille d'impôts électronique de 1,25 million de télédéclarants. Et le système TéléTVA qui encaisse la moitié de la TVA en valeur. Deuxième objectif, industrialiser l'application de back office de la DGI et du Trésor public afin d'améliorer la qualité de travail des agents publics en automatisant une série de tâches répétitives. Ce qui réduira les erreurs de ressaisies constatées chaque année (quelques centaines de millions) et contribuera à renforcer les contrôles et à développer de nouveaux services tels le compte fiscal unique. « Nous constituons un référentiel, un peu à l'image d'une gestion de la relation client , précise Jean-Marie Lapeyre, directeur technique de Copernic. Les appels d'offres sont en cours. » Ces chantiers informatiques recourent à la sous-traitance.

Sous-traiter ne signifie pas pour l'Administration « être pieds et poings liés à une technologie ou à un fournisseur » , comme le martèle Henri Fagebaume, chef de projet informatique de Sitere (Système d'information du travail en réseau). Ce programme entend partager l'information, et gérer les actions entre les entreprises et les sections d'inspection du travail. Mais aussi piloter et faciliter la prise de décision pour 4 000 utilisateurs (dont 1200 inspecteurs du travail et 700 secrétaires) répartis sur 450 sites.

A terme, Sitere fonctionnera comme un vaste extranet interministériel, doté d'outils métier comme des aides à la rédaction de courriers ou au contrôle des horaires de travail des salariés. La mise en ligne d'explications formatées de textes de lois comme ceux qui découlent du code du travail est également prévue. Pour ce faire, Sitere est associé au Journal officiel et à la Documentation française.

Le souci d'indépendance de l'Etat nécessite, dans un premier temps, de s'appuyer sur les normes techniques officielles et les standards du marché. « J'ai imposé XML comme langage de communication et favorisé l'implémentation de services web » , plaide Henri Fagebaume. Les fournisseurs, IBM pour la partie intégration, Pivotal, pour la gestion de la relation client, ou Oresys, pour l'assistance à maîtrise d'ouvrage, n'ont pas eu le choix.

Dans un second temps, l'Etat souhaite se libérer au maximum de l'influence des fournisseurs. « Les licences de logiciels propriétaires restent difficiles à gérer pour une administration » , constate Pascal Nguyen. La solution tient en deux mots : logiciel libre (open source). Aussi, assiste-t-on à une ruée vers les logiciels à code ouvert parés des vertus d'indépendance et de standardisation. Le CEA (Commissariat à l'énergie atomique), le CNRS et l'Inria (Institut national de recherche en informatique et automatique) ont ainsi créé CeCILL, la première licence française de logiciel libre conforme au droit français. Le libre autorise « une meilleure maîtrise et réactivité du système d'information via un accès au code source non exclusif, et la possibilité d'expérimentation au vu de la souplesse de ses composants » , affirme Jean-Marie Lapeyre. « La fiabilité des codes source du logiciel libre n'incite pas l'Administration à se lier avec des éditeurs » , renchérit Pascal NGuyen.

Une grande majorité des projets informatiques de l'Administration comporte un volet open source. Ainsi, au centre informatique de la DGI basé à Reims, la base de données d'Oracle repose sur un serveur sous Linux. De même, Copernic déploie des services Web sous Soap (Simple Object Access Protocol) sur un parc de 2 000 serveurs Linux. Et les serveurs d'applications Apache Tomcat sous J2EE ou JBoss deviennent une référence à l'Ugap, pour le projet Sitere ou à la Documentation française.

« Etant donnée la complexité à mettre à jour la partie front office de nos applications qui s'adressent à un nombre illimité d'utilisateurs, nous désirions pouvoir agir rapidement sur les composants eux-mêmes. Ce que permettent les technologies open source comme Java, XML et Linux » , renchérit Erick Delamarre, chef du département des systèmes d'information de l'Ugap - chargé de l'édition de la Constitution européenne, de la documentation du 3939 et des sites vie-publique.fr et service-public.fr (20 millions de pages vues par mois).

D'une part, le libre évite de passer un appel d'offres public, processus coûteux. D'autre part, associé à la sous-traitance, il favorise la gestion de systèmes d'information complexes ou des projets ambitieux avec des équipes réduites (26 personnes à la Documentation française). Il existe même un club du logiciel libre à l'Adaé (Agence pour le développement de l'Administration électronique) qui pilote Adele.

L'aspect économique n'est pas étranger à l'engouement pour le logiciel libre. L'acquisition s'effectue à moindres frais, même si une partie des coûts est transférée de l'éditeur à l'intégrateur. « Suite à un audit, il nous est apparu que les logiciels libres, pour une qualité équivalente, voire supérieure, représentaient un gain de 90 % face à un produit du marché » , affirme Jean-Marie Lapeyre. Son jugement reflète l'état d'esprit de ses homologues du service public.

Le libre s'exploite sur la partie serveur, en front office, comme Copernic - il a déployé Linux sur 2 000 serveurs et a développé en interne sous JBoss son serveur d'applications. Ou à la manière de l'Ugap, qui a développé en open source son site Web et son extranet. Le libre investit aussi la partie client, telle la suite bureautique Star Office, cédée par Sun à l'Education nationale. Ou de sa version open source, Open Office, qui fait son chemin à la DGI, et va entrer dans les services du Premier ministre avec le logiciel de pare-feu et de filtrage réseau NetFilter. Sans oublier les projets ministériels, à l'instar d'Orion, projet du ministère de l'Agriculture prévoyant un outil de développement en client léger sous Java J2EE destiné aux applications nationales.

Il faut garder en mémoire que l'informatique n'est, aux yeux de l'Etat, qu'un outil. Et, dans un contexte de restriction budgétaire, tout investissement doit, non pas se rentabiliser, mais dynamiser la productivité. Et générer « des économies de ressources, la réduction des délais et des erreurs, et dégager des moyens humains pour d'autres activités » , lance Pascal Nguyen. « Les choses avancent » , juge Jean-Claude Lamoureux, directeur associé chargé du service public de la société de conseil en management Orga Consultants. « On parle de performance, de contrôle de gestion, de comptabilité analytique. Auparavant, ces sujets étaient tabous. »

Propos confirmés par Erick Delamarre de la Documentation française : « Le retour sur investissement devient un paramètre important du fait que nous devons valider chaque euro dépensé. » Selon les dispositions du code des marchés publics, l'Etat paye le fournisseur une fois que celui-ci a prouvé qu'il a bien effectué ce pour quoi il a été contractuellement engagé.

Faire beaucoup avec peu. Les administrations encadrent au plus près les projets d'un point de vue technique et humain. « Les comités de pilotage et de suivi sont très rigoureux » , estime Didier Mamma, vice-président de l'éditeur Pivotal, spécialiste de la gestion de la relation client, « Il faut tenir ce qu'on promet. Et les contrôles sont nombreux. Reste que l'Etat est plutôt bon payeur. »

Le rôle des comités de pilotage est prédominant pour accompagner le changement, « facteur clé pour faire en sorte que le nouvel outil de travail quotidien recueille l'adhésion de chacun » , résume Patrick Dailhé de Copernic. Ces comités restent orientés métier, et l'informatique est représentée par le chef de projet ou le DSI. Trois niveaux les composent : un d'arbitrage et de pilotage, un métier et un technique. « Nos travaux portent sur la formation et le reclassement des personnes, l'organisation des marchés, et ce en concertation avec les agents, les syndicats et les différentes directions » , déclare Pascal Nguyen.

La modernisation de l'Etat induit une évolution des mentalités. Il n'est aisé pour personne de changer ses méthodes de travail, voire de qualification. « Pour coordonner nos huit centres informatiques de lecture optique, il a fallu créer un guide d'exploitation et d'organisation autour des chaînes de lecture. Lequel indique les cadences moyennes quotidiennes à respecter » , poursuit Pascal Nguyen. Pour faire passer la pilule de la productivité, la conduite du changement s'effectue à l'aide de méthodes comme Racines (Rationalisation des choix informatiques), de réunions entre les parties métiers et techniques, et d'entretiens individuels avec les personnes concernées par un projet. Ces opérations suppose une préparation sans faille. Donc des projets aux contours bien dessinés et réalistes.

A l'inverse semble-t-il du deuxième volet du programme Accord, ajourné depuis mai dernier, au grand dam de SAP, Cap Gemini et Accenture, les prestataires pressentis. « L'ambition de moderniser en trois ans toute la gestion de la comptabilité nationale, qui compte plus de 30 000 utilisateurs sur 2 000 sites, était démesurée » , tranche Jean-Claude Lamoureux. Ce faux-pas ne doit pas faire oublier les travaux en cour. Les DSI de l'Administration ont encore du chemin pour parachever leur réforme. En ligne de mire, un long et lourd chantier d'intégration des différentes applications de gestion de ses nombreux métiers.

Le tout sans occulter la veille technologique chère aux DSI. En premier lieu sur des technologies prometteuses en termes de performances et de prix. Pour une fois, la mobilité n'a pas la vedette technologique. Seuls des métiers de terrain spécifiques, comme l'inspection du travail, la police nationale ou la gendarmerie nationale bénéficient d'une réflexion ou de la mise en place de solutions d'informatique mobile.

Mais une autre technologie, la téléphonie IP, retient l'attention des administrations. Le ministère de l'Intérieur travaille sur le projet Cristal (Centralisation sur le réseau IP de services de téléphonie), celui des Affaires étrangères vise un central IP, le ministère de la Santé veut relier les organismes de protection sociale, et le ministère de la Jeunesse communiquer en IP avec ses antennes des DOM-TOM. Et la liste est loin d'être exhaustive, surtout au regard des économies substantielles en coûts de télécommunications que promet cette technologie.