Dans cinq, dix ou trente ans, quelle entreprise sera en mesure de répondre à l'injonction d'un tribunal ou de l'administration fiscale de lui présenter des pièces probantes de sa gestion du personnel ou de sa comptabilité 2004 ? Car, si la dématérialisation des échanges administratifs et commerciaux améliore la productivité et annonce la disparition progressive des archives papier, elle génère néanmoins de multiples questions sur la sécurité et la fiabilité des données légales stockées sur support informatique. Faut-il conserver uniquement les documents finals* (contrats, factures...), ayant une valeur juridique, ou tous les éléments ayant contribué à leur rédaction (e-mails, versions intermédiaires...) ? Le format utilisé pour l'archivage sera-t-il encore lisible dans quelques décennies ? Comment être certain que le contenu des documents ne sera pas trop facilement modifiable ? Pour une PME, la seule solution n'est-elle pas finalement de faire appel à un prestataire spécialisé dans l'archivage numérique ? De fait, force est de constater qu'il n'existe encore aucune jurisprudence en la matière, et que le bricolage reste de mise, même chez les grands comptes ou les tiers-archiveurs professionnels.

Pourtant, depuis la loi du 13 mars 2000, un document électronique a désormais la même valeur juridique qu'un document papier. Le hic, c'est que la loi ne fournit aucun détail sur les méthodes et les moyens pour mettre en place cet archivage informatique. Elle oblige simplement les entreprises à garantir l'authenticité, l'intégrité et la traçabilité de leurs documents électroniques. À ce jour, les entreprises peuvent uniquement s'appuyer sur une norme, élaborée en juilllet 1999, et complétée en décembre 2001, connue sous le nom d'Afnor Z42-013 (recommandations relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes). Bien que non obligatoire, cette norme fait néanmoins référence. « Elle est très importante, car elle établit des règles claires d'archivage, de traçabilité et de conservation, explique Serge Dahan, président de l'Aproged (Association des professionnels de la gestion électronique de documents). Mais si vous ne la respectez pas, cela ne signifie nullement que vos documents électroniques ne sont pas conformes à la loi du 13 mars 2000. »

Grâce à un jeu de recommandations optionnelles, la norme Afnor Z42-013 constitue un guide de bonnes pratiques couvrant des situations très diverses. Ce qui est heureux, car de multiples facteurs concourent à ce que les entreprises n'abordent pas toutes l'archivage électronique de la même façon. Les documents concernés peuvent être très variés ; leur durée de conservation légale varie de deux à trente ans ou plus, selon qu'il s'agit de notes commerciales ou de documents sociaux. Dans un même secteur d'activité, les entreprises ne s'imposent pas les mêmes contraintes. C'est, par exemple, le cas en matière de comptabilité. S'adressant aux cabinets d'expertise comptable, le Groupe Welcome se positionne comme tiers-archiveur grâce à une solution de comptabilisation automatique et d'archivage d'images des factures. « J'ai une obligation contractuelle vis-à-vis de mes clients experts-comptables de garder les images pendant six ans, explique François Martelet, fondateur de la société. Le code du commerce leur impose cependant de conserver leurs archives pendant dix ans. » En revanche, pour la CNCC (Compagnie nationale des commissaires aux comptes), « Les obligations légales de conservation des archives sont en général de dix ans, mais parfois aussi de trente ans, puisque l'on travaille également en accord avec le droit civil », explique Emmanuel Layot, conseiller technique de cette instance professionnelle. La nature des sources de données influe aussi sur le profil des solutions d'archivage. De fait, l'archivage légal ne concerne pas seulement les images de documents papier, mais aussi des données issues de progiciels de gestion ou de workflow complexes. Pour la CAF (Caisse des allocations familiales) de l'Ain, l'archivage est ainsi la dernière étape d'un processus de traitement industriel des courriers des allocataires. « Les durées de conservation sont liées à la nature des documents, explique son directeur informatique, Régis Pont. Certains documents sont temporaires, d'autres sont permanents. Ils doivent être conservés tant que le dossier de l'allocataire est actif. » Lors de la mise en archive des documents, des informations relatives à leur nature sont collectées pour calculer leurs délais de conservation. Cela permet ensuite d'affecter la procédure de gravure du document à une classe de disques optiques numériques temporaire ou permanente. Parmi tous les autres facteurs qui complexifient la mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique, il y a évidemment le niveau de protection des données. L'étendue des dispositifs de sécurité aujourd'hui disponibles a de quoi rendre perplexes les responsables informatiques d'entreprises utilisatrices. Mais, elle fait aussi le bonheur des tiers-archiveurs qui peuvent ainsi promouvoir leur offre grâce à des systèmes de verrouillage et de confidentialité particulièrement élaborés. C'est le cas de CDC Zantaz qui propose aux entreprises de conserver leurs archives dans de véritables coffres-forts numériques. « Pour garantir l'intégrité de l'archive sans en prendre connaissance, nous calculons, en phase de capture, une empreinte binaire du document, argumente Charles du Boullay, directeur général de la société. Nous horodatons le document et lui appliquons une opération de cryptage à double clé, publique et privée, permettant au client de réextraire son archive quand il le désire. L'ensemble de ces informations est ensuite scellé et nous émettons un accusé de réception fonctionnel. Lors de la restitution d'archives, chaque opération de retrait s'accompagne d'un recalcul de l'empreinte du document que l'on compare à l'empreinte originelle, de façon à vérifier que le document n'a pas été modifié », détaille Charles du Boullay. Depuis plusieurs semaines, la CNCC, l'institution représentative des 15 000 commissaires aux comptes français, propose à ses membres une plate-forme multiservice comprenant une fonction d'archivage sécurisé. Plutôt que de se lancer dans des développements internes, la CNCC a tout simplement préféré s'appuyer sur l'offre de CDC Zantaz. Pour autant, cela n'exonère pas les commissaires aux comptes de toutes précautions d'exploitation : « Nous avons certes développé des outils permettant de déposer et de consulter des documents légaux, mais les cabinets doivent également organiser et structurer leurs procédures d'authentification et de révocation des droits d'accès aux documents », explique Emmanuel Layot, conseiller technique de la CNCC.

Numérisation des documents, contrôles de qualité, procédures de scellement et de cryptage, recours à un tiers-archiveur... toutes ces opérations sont traitées par la norme Z42-013. Pour autant, les entreprises qui s'en inspirent n'en font pas une lecture dogmatique, même lorsque leur métier est justement l'archivage électronique. Pour Christian Tremlet, responsable opérationnel chez Asterion Sud, filiale du Crédit Agricole, spécialiste de l'archivage, « cette norme est notre ligne de conduite, il est important de s'en rapprocher le plus possible, mais je ne pense pas qu'il y ait une seule plate-forme en France qui y soit conforme à 100 % ». CDC Zantaz a aussi une approche sélective de la norme : « Nous avons repris à notre compte des éléments qui nous semblaient excellents, mais nous n'avons pas suivi ses recommandations en matière de support de stockage », explique Charles du Boullay. De fait, la norme Afnor préconise uniquement des supports optiques non réinscriptibles, de type CD-ROM ou disques Worm. Compte tenu de son ancienneté, elle ignore du coup les nouvelles technologies d'archivage sur disques et bandes magnétiques qui s'inspirent du Worm. « Les spécifications en matière de chaînage de supports de stockage sont trop rigides. Le stockage séquentiel marche bien quand il s'agit d'archiver des pièces uniques. Mais, désormais, l'on fait souvent vivre des dossiers pendant des années. Or, vous n'allez pas sortir 40 disques optiques pour reconstituer un dossier d'assurance », affirme Murielle Leisner de Banctec France. Un problème d'autant plus crucial que la tendance aujourd'hui en matière d'archivage est de privilégier la consultation en temps réel des documents. De ce point de vue, les supports optiques ne sont pas toujours les mieux adaptés. À la CAF de l'Ain, on a beau archiver les documents sur des juke-box optiques et disques Worm, il n'en demeure pas moins que les images de documents actifs sont maintenues en ligne, sur disques magnétiques, avant d'être envoyées vers des supports optiques plus lents.

Faut-il privilégier la conformité à la norme ou le niveau de performance ? CDC Zantaz a fait le choix de la performance. « Nous utilisons des baies EMC en Raid 5 et des systèmes DLT pour le backup. À la demande du client, nous pouvons copier les données sur du magnéto-optique, mais nous ne le recommandons pas. Les performances d'accès à des gros volumes de données ainsi archivés seraient horribles », se défend Charles du Boullay.

L'utilisation de disques Raid ne remet donc absolument pas en cause la sécurité des données. « L'intégrité des informations est maintenue de façon logique, avec des mécanismes permettant d'interdire la destruction et la réutilisation des espaces alloués au fichier », justifie Charles du Boullay. Pour l'utilisateur, l'avantage est d'avoir des temps de réponse très réduits lors de la consultation des archives.

C'est cette idée de convergence entre données de travail et données archivées qui a incité l'antenne française d'une multinationale pharmaceutique à s'équiper de la solution Snap-Lock de Network Appliance, pour archiver ses documents de développement.

La norme Z42-103 serait-elle en retard d'une guerre technologique ? Il faut bien se garder de jeter le bébé avec l'eau du bain. Tout d'abord parce que des travaux normatifs fondés sur cette norme se poursuivent, dans le cadre de l'ISO, cette fois-ci ; ensuite, parce que les praticiens de l'archivage ont tout de même besoin d'un cadre normatif pour mettre en place leurs projets. « La norme est pour nous une condition structurante pour identifier les solutions et les intégrateurs de solutions d'archivage », illustre Christian Tremlet. Pour la CAF de l'Ain, c'est un guide de référence pour qui a besoin d'établir ses propres règles d'archivage légal. « Nous avions commencé à mettre en place nos systèmes avant que la norme ne sorte. Nous avons donc simplement vérifié la conformité de ce que nous avions réalisé. » Reste aussi que la norme est un bon moyen de se préparer aux certifications, qualité ou FNTC (Fédération nationale des tiers de confiance). C'est en tout cas également dans ce sens-là que le Groupe Welcome et la société Asterion Sud l'ont utilisée, même si, là encore, ces certifications n'ont aucune valeur juridique.