Difficile aujourd'hui de concevoir un site web ou un intranet sans un outil efficace de gestion de contenu. Pour permettre, par exemple, la saisie des textes de différents contributeurs, leur validation par le responsable et, enfin, leur mise en ligne. Mais, à l'heure des restrictions budgétaires, peu d'entreprises peuvent investir dans les outils de Documentum, FileNet, Tridion, InStranet ou Vignette, dont le coût des licences reste prohibitif. Les solutions open source constituent de ce fait une alternative crédible. C'est notamment le cas de SPIP, créé à l'origine en juillet 2001 pour la gestion d'un magazine en ligne grand public, uZine ( www.uzine.net ).

Ce système de publication sur Internet s'impose peu à peu dans l'Hexagone comme la solution open source de référence grâce à son assistance multilingue (communauté, réseau d'utilisateurs, listes de discussion, documentations, etc.), ses modèles de sites et son back office simple et efficace. Plus de 2 000 entreprises ou administrations françaises, tel le cabinet du Premier ministre, utilisent d'ores et déjà cette solution qui repose sur une architecture Lamp (Linux Apache MySQL PHP) éprouvée et gratuite (sous licence GPL ­ General Public License).

SPIP répond à la majorité des besoins, qu'il s'agisse de site web, d'intranet ou même d'extranet, pour peu que la dimension éditoriale constitue l'axe fort du projet. « Nous avons utilisé SPIP pour créer un outil de communication entre nos clients et nous. Pour l'instant, il ne s'agit que d'un site web institutionnel. Mais nous envisageons de compléter la base SPIP existante pour déployer une plate-forme de travail de groupe, mettant en liaison constante nos différents interlocuteurs », .llustre Laurent Gauthier, PDG d'Aintelec, une société qui officie dans le secteur des courants forts et courants faibles.

Pour gérer son site web public, la CMR du Rhône (Caisse maladie régionale des artisans et commerçants du Rhône) a, elle aussi, misé sur SPIP. Ce site comprend un moteur de recherche, des documents à télécharger, des statistiques de fréquentation, un module d'envoi automatique de mails, etc. C'est la fréquence de mise à jour très élevée de son site qui a décidé la CMR du Rhône à utiliser SPIP. Même motivation pour Robinson Immobilier. « Avant de passer sous SPIP, je ne pouvais pas actualiser facilement mon site d'annonces immobilières. C'était trop compliqué. Or, dans mon métier, la fraîcheur de l'information est un véritable atout », .xplique Florence Verlaguet, gérante de l'agence Robinson Immobilier. Le CNRS s'est également converti à SPIP dans le cadre de la refonte du site web vieillissant des départements Insu (Institut national des sciences de l'univers) et SDU (Sciences de l'univers). « Nous avons cherché une solution parmi les logiciels libres et nous avons choisi SPIP, qui s'est révélé bien adapté à nos besoins », .écrivent Stratis Manoussis et Jean Dupuy, les deux responsables informatiques chargés de ce projet.

Parmi les critères de choix le plus souvent cités par les utilisateurs de SPIP, on retrouve presque systématiquement la gratuité et la simplicité d'utilisation. « C'est un facteur déterminant. Nous aurions pu choisir une technologie Microsoft que nous connaissions, mais nous avons préféré une offre complète, adaptable à nos besoins, et surtout facile à prendre en main par des non-informaticiens », .llustre Laurent Gauthier chez Aintelec. « La gratuité et la possibilité de rédiger des articles ou de les mettre à jour sans connaissances particulières sont deux atouts importants », .joute Nathalie Tay, responsable du site web de la CMR. « Pour des utilisateurs novices qui doivent publier des informations, manipuler SPIP s'apparente presque à exécuter de simples copier-coller à partir de documents existants ou bien à une simple saisie en ligne d'informations. Les collectivités étant soumises à des contraintes budgétaires importantes, l'utiliser était une démarche naturelle », .enchérit René-Yves Labranche, directeur des technologies de l'information de la mairie de Chelles. Celle-ci utilise SPIP essentiellement pour publier des articles et des brèves dans une arborescence de rubriques taillée sur mesure.

Le déploiement d'un projet SPIP standard nécessite peu de temps car l'outil sépare clairement le back office du front office. L'essentiel du travail côté back office consiste à créer une arborescence de rubriques et d'y associer des articles et des mots-clés (pour faciliter la recherche). Il faut aussi définir les droits des utilisateurs : contributeurs et responsables éditoriaux. Un travail de paramétrage qui ne nécessite aucun développement, mais pose parfois des problèmes de compréhension pour des utilisateurs habitués à un site web statique. « L'articulation de SPIP autour de MySQL a été un peu déroutante au début, car nous étions habitués à un site HTML statique », .xplique Didier Delli-Colli du service informatique de la CMR du Rhône. Une fois ce cap passé, la conception du site nécessite parfois des compétences SPIP pointues. « Nous avons fait appel à la SSLL .société de services en logiciels libres, Ndlr] Ateliers CYM pour nous aider à diviser notre site en une partie publique et une partie privée gérée par identifiant/mot de passe et qui nécessitait l'accès à MySQL pour les mises à jour », .llustre Anne Renucci, administrateur du site FinHarmony, une entreprise parisienne de conseil et formation en finance. « Le déploiement de notre intranet a nécessité environ deux mois et demi. La licence d'utilisation de SPIP étant gratuite, nous n'avons payé au prestataire que les frais de mise en oeuvre, là où se situe sa véritable valeur ajoutée. L'installation des fichiers SPIP par défaut et de la base de données MySQL nécessite moins d'une journée. La mise en place complète du site a duré treize jours pour l'intranet ­ incluant la création graphique, la sécurisation des accès, les tests et la publication des premiers contenus ­ et neuf jours pour le site web », .récise Anne Renucci, qui a déboursé 7 280 euros pour le site sécurisé et 5 040 euros pour l'intranet.

La partie visible du site, le front office, s'appuie sur un système de modèle de page ( « squelette » .ans le vocabulaire SPIP) qui mélange code HTML et instructions SPIP. Les squelettes fournissent à la fois une charte graphique par défaut et des instructions permettant de publier les articles (des boucles conditionnelles qui puisent les données dans MySQL). Faciles à prendre en main, les boucles SPIP sont destinées aux non-informaticiens qui peuvent ainsi les utiliser pour personnaliser l'interface web livrée par défaut. Lorsque les besoins de l'entreprise ne sont pas standards, un développeur peut adapter et compléter l'interface SPIP par défaut à l'aide du langage PHP. « Nous n'avons pas eu à modifier les squelettes standards afin d'intégrer notre charte graphique », .onstate cependant Didier Delli-Colli de la CMR du Rhône. Même constat à la mairie de Chelles, même si « la première version de notre intranet en SPIP 1.3, que nous avions voulue résolument sobre, n'était pas très sexy », .oncède René-Yves Labranche.

Sans licence logicielle à payer, les entreprises hésitent moins à faire appel à un prestataire spécialisé pour le déploiement de SPIP. L'intervention d'un spécialiste leur garantit les délais ­ rarement plus de quelques semaines pour un site important­ et le respect du budget (quelques milliers d'euros en moyenne). « Alcôve a géré tout notre projet ­ SPIP, messagerie, et formation de trois collaborateurs­ en une dizaine de jours. L'accompagnement assuré par leurs équipes nous a exonérés d'éventuelles difficultés techniques », .llustre Laurent Gauthier chez Aintelec. L'entreprise n'a ensuite eu qu'à dédier un serveur pour l'hébergement du site. « Aucun coût de licence supplémentaire puisque nous utilisons la distribution Debian », .'enthousiasme-t-il. De son côté, Robinson Immobilier s'est appuyé sur les compétences de la SSLL Ateliers CYM qui a pris en charge tout le projet. Il n'aura nécessité au total que quinze jours pour un budget d'environ 2 500 euros. Utilisatrice SPIP de longue date, la mairie de Chelles a pour sa part déployé sa première version d'intranet en 2002 en quelques semaines. « Nous en sommes aujourd'hui à la troisième version, soit une par an. Le projet initial n'a coûté que 10 000 euros, car nous disposions déjà des serveurs », .xplique René-Yves Labranche. Quant au nouveau site du CNRS consacré aux sciences de l'Univers, il a nécessité 35 jours de travail (formation comprise) pour un budget de 28 000 euros.

Une fois mis en oeuvre, un site SPIP tourne quasiment tout seul sur un plan technique. « Nous ne disposons pas d'un poste à temps complet. La charge de travail est répartie, selon la nature des tâches, entre le responsable éditorial et un informaticien. Le fonctionnement du site étant globalement satisfaisant, l'administration quotidienne se réduit à la mise à jour des articles existants et à la validation des nouveaux textes, à la diffusion d'une newsletter et à l'analyse de la fréquentation », .llustre Nathalie Tay de la CMR. Au CNRS, la gestion des aspects techniques du nouveau site est estimée à environ une demi-heure par semaine.

Malgré une simplicité générale plébiscitée par l'ensemble de ses utilisateurs, SPIP possède quelques inconvénients notoires. « L'administration du forum est assez complexe et prend pas mal de temps. Les raccourcis typographiques sont également un peu abscons », .stime Anne Renucci chez FinHarmony. « Les statistiques de fréquentation sont trop limitées », .joute Nathalie Tay. Mais c'est surtout la compatibilité exclusive avec MySQL qui a posé des problèmes à la CMR du Rhône. « L'hébergement des sites web des CMR est un marché national et nous avons peu de marge de manoeuvre dans les régions. Or, le serveur de notre hébergeur fonctionnait exclusivement avec SQL Server de Microsoft, ce qui nous a contraints à faire appel à un autre hébergeur acceptant MySQL, tout en conservant l'hébergeur initial, seul gestionnaire de notre nom de domaine », .étaille Nathalie Tay. Un problème résolu depuis par la version de SPIP proposée par la SSLL Agora et qui intègre une couche d'abstraction pour l'accès aux données. Ce qui permet de choisir librement son SGBD. De son côté, la mairie de Chelles a rencontré des incompatibilités lors d'une migration en interne de SPIP 1.3 vers la version 1.4. Un problème résolu en passant à la dernière version (1.7) avec l'aide de la SSLL Linagora. Enfin, au CNRS, Stratis Manoussis et Jean Dupuy jugent que le workflow de validation par défaut peut se révéler trop limité en cas d'utilisation par un très grand nombre de contributeurs.

Reste que tous les utilisateurs plébiscitent unanimement l'apport de SPIP tant sur le plan de la réactivité et de l'indépendance que sur celui des coûts. « La mise à jour en temps réel sans faire appel à un prestataire extérieur constitue un gain évident, tant en termes financiers qu'en temps et en ressources techniques nécessaires pour effectuer cette opération », .stime Anne Renucci chez FinHarmony. « SPIP apporte une meilleure réactivité dans la mise à jour des pages, évitant ainsi les navettes préalables entre les différents services. Il permet une meilleure répartition des tâches dans l'administration quotidienne du site », .omplète Nathalie Tay de la CMR. Finalement, « nous pouvons diffuser une information claire et exhaustive de notre activité à nos clients sans recourir à un prestataire extérieur. C'est un gain capital pour notre entreprise. En termes de coûts, je reste persuadé que l'intégration d'une technologie propriétaire n'aurait pas apporté les mêmes avantages et connu le même succès », .onclut Laurent Gauthier, chez Aintelec.