Les raisons d'externaliser la sauvegarde sont toujours davantage d'actualité pour les entreprises. Du côté pile, on peut citer pêle-mêle le besoin de maîtriser les coûts ; la charge de travail pour suivre les évolutions technologiques (mise à jour des logiciels, OS et matériels) ; la difficulté pour sauvegarder les postes des travailleurs itinérants ; le rétrécissement des fenêtres de sauvegarde... Du côté face, une offre de moins en moins chère et de plus en plus aboutie ; les nouvelles lois sur la dématérialisation (facture numérique...) ; la baisse du coût et la disponibilité de l'ADSL... Autant de raisons pour se décider.

Une ligne ADSL avec un débit garanti de 512 kbit/s permet de sauvegarder jusqu'à 1 Go de données en quatre heures. Grâce aux technologies de sauvegarde incrémentales, ce gigaoctet correspond, par exemple, aux modifications générées quotidiennement par quelques dizaines de postes de travail sur des serveurs de fichiers pour un volume total de 50 Go d'informations. Et l'offre des nombreux acteurs du marché a gagné en maturité sur tous les plans.

Techniquement, les offres reposent sur l'hébergement de contenu dans un centre de données, sur des logiciels clients et agents, dédiés à la restauration et à la planification des sauvegardes, et sur des rapports d'activité destinés aux administrateurs. Une assistance téléphonique complète les solutions. Les opérations sont sécurisées, dans la plupart des cas, par le chiffrement des données en SSL 128 bits, et les clients sont authentifiés par des clés.

Grâce à la mutualisation des coûts matériels et à l'optimisation des ressources (administration, occupation des espaces disques...), les centres d'hébergement de données bénéficient, souvent, de technologies performantes. Ainsi, dans l'offre d'AGS Soft, les données sont stockées sur des serveurs de stockage de dernière génération, les FASt T600, dans le centre de données d'IBM à Montpellier.

Pour sa part, l'architecture de Colt Telecom repose sur des armoires de stockage Fibre Channel d'EMC. Ces sites sont également censés être sécurisés contre les incidents comme le feu, les cambriolages... Le centre d'IBM est l'un des dix centres les plus sécurisés en France. Et chez la plupart des prestataires de services, les données sont sauvegardées sur au moins deux sites distincts.

Les logiciels permettant le paramétrage des sauvegardes et la restauration des données en ligne ont étendu leur plage de fonctionnalités et ont amélioré leur ergonomie. La version 2 de Sauvegardeonline, édité par BUSS, permet à l'utilisateur de repérer facilement les fichiers supprimés par erreur sur son poste ou sur son serveur grâce à un code couleur.

L'offre commercialisée par Atemporis et AGS Soft, partenaires de Connected, permet classiquement de restaurer les données à partir d'un logiciel client, mais aussi à partir d'un simple navigateur. Déléguer les opérations de restauration aux utilisateurs devient possible sans avoir à les former au logiciel.

Pour sélectionner une offre, les premiers critères sont, bien sûr, techniques (volume à sauvegarder...), et financiers. Les prestataires facturent le plus souvent au gigaoctet et prévoient un nombre garanti (de 1 à 6) de versions de fichiers. Mais indépendamment de ces questions, l'essentiel consiste à se demander ce qui se passe en cas de problème.

D'abord, il demeure intéressant de savoir qui fait quoi. Avec des équipes souvent constituées d'une dizaine de personnes, les prestataires ne sont là que pour commercialiser des solutions techniques déjà existantes. Savoir où se situent les serveurs et qui les administre peut, entre autres, éviter d'éventuels problèmes linguistiques ! Partenaire de Connected, AGS Soft administre lui-même ses serveurs localisés dans le centre d'IBM à Montpellier.

Également fondée sur Connected, l'offre commercialisée par Atemporis héberge les données à Paris et en Angleterre. BUSS a opté de son côté pour le centre de Colt Telecom, basé à Paris, en tant que site primaire, et pour celui de RedBus, installé à Courbevoie, en tant que site miroir.

Il reste à vérifier ce que prévoit le contrat surtout en ce qui concerne la récupération des données. Pour certaines entreprises, prévoir un délai maximal pour la restitution des données en cas de sinistre est impératif. Chez Adhersis, le contrat de base ne prévoit pas de délai maximal, hors option.

Les prestataires se différencient également sur la clause portant sur l'obligation de moyens (BUSS...) ou de résultat (Backup Avenue, Adhersis...). En d'autres termes, sur la garantie de restitution des données ou sur la garantie des moyens mis en oeuvre pour les sauvegarder. Si l'obligation de résultat reste plus attrayante, elle se traduit dans les faits par une assurance contractée par le prestataire, sachant que les moyens techniques déployés par les différents acteurs sont du même ordre.

Par exemple, « Backup Avenue est assuré jusqu'à 6 millions d'euros », précise Frankie Sfez, ingénieur commercial. Sur le terrain, les prestations semblent satisfaire les clients. « Le coût de la solution interne est comparable à celui du prestataire, de l'ordre de 2 à 300 euros parmois selon le volume des données », renchérit Bernard Chassang, responsable informatique de la société Harte-Hanks Market Intelligence. Satisfait du service offert, il a d'ailleurs décidé d'étendre cette externalisation à d'autres services.

Même son de cloche positif du côté de Techcity, qui assure l'assistance téléphonique de Backup Avenue. D'après Franck Bégat, directeur clientèle assistance téléphonique, « la plupart des problèmes de sauvegarde portent sur des postes éteints pendant les opérations ».

Quelques bémols subsistent malgré tout. Parmi les problèmes liés à l'externalisation, l'obligation dans la plupart des contrats d'un délai de rétention a des conséquences inattendues. Ce délai contraint le prestataire à garder des données, des fichiers par exemple, pendant une période définie après la disparition de ces données sur les serveurs ou les postes de travail du client.

Les autres données « vivantes » sont sauvegardées avec le nombre de versions contractuellement prévues. Ce délai de rétention permet au client de restaurer ses fichiers en cas de destruction ou de perte accidentelle. Par exemple, si un utilisateur crée ou renomme une copie d'un dossier pour des besoins temporaires et le supprime le lendemain, ce dossier sera gardé trois mois chez le prestataire. Ce qui peut augmenter de façon sensible le volume à sauvegarder. Pour répondre à ce genre de problématique, les prestataires ou les services d'assistance téléphonique proposent des services de conseil.