Guy Degrenne, incarné par ce cancre rêveur qui dessinait des couverts au fond d'une classe d'avant-guerre, a fait du chemin depuis sa Normandie natale. Aujourd'hui, l'entreprise est devenue premier fabricant européen de couverts, deuxième au niveau mondial, et emploie 1800 personnes.

Cette expansion souffrait des lacunes du logiciel de comptabilité maison vieux de quinze ans. Le manque de fonctionnalités de ce dernier et la nécessité de consolider les résultats des 14 sites français et internationaux ont motivé le besoin de le remplacer. S'y ajoutait le besoin d'intégrer les nouvelles normes IAS/IFRS, qui seront obligatoires à partir de 2005 pour toutes les sociétés cotées (dont Guy Degrenne, présent sur le Second Marché de la Bourse de Paris). Ces normes imposent une présentation des résultats financiers prenant en compte des éléments jusque-là absents : intégration de valorisation des actifs dans le bilan, communication financière plus détaillée, présentation des résultats par activité et par zone géographique.

Guy Degrenne a tout d'abord cherché à implanter un PGI. « C'est une option que nous avons sérieusement étudiée dès 2001. Mais la lourdeur de la mise en oeuvre, l'équipe qu'elle devait mobiliser, l'aspect très structurant de ce type d'outil nous ont fait abandonner cette piste », explique Denis Binet, son directeur des systèmes d'information.

Deux ans plus tard, l'entreprise relance le projet suivant une approche de type uniquement comptable et retient a priori trois éditeurs : Lefebvre Software (Iris Finance), GEAC (Anael) et Coda (Coda Financials). C'est le progiciel de ce dernier qui sera sélectionné grâce à ses fonctionnalités comptables avancées, sa capacité d'intégration avec les autres progiciels et son aspect multilingue, trois critères prépondérants pour Guy Degrenne.

Sur le plan fonctionnel, le fabricant a surtout été séduit par deux caractéristiques du progiciel. Primo, la flexibilité de sa clé comptable permet, entre autres, d'enchaîner automatiquement certaines tâches telles que la répartition des frais. Secundo, l'orientation reporting de sa base de données facilite l'extraction de données via l'outil décisionnel Impromptu de Cognos utilisé par l'entreprise.

L'interfaçage avec les autres logiciels spécifiques de gestion commerciale et des achats ou avec le progiciel de GPAO PRMS de Computer Associates n'a pas posé de problème. Côté matériel, Coda Financials fonctionne sur la plate-forme AS/400 en mode client-serveur pour le siège et en architecture Web pour les autres sites.

Enfin, les capacités multilingues et multidevises de l'outil ont permis d'envisager son déploiement dans les filiales étrangères. « Les utilisateurs pourront se connecter à distance à travers un réseau RPV à partir d'un simple navigateur. Ils disposeront non seulement d'une interface dans leur langue d'origine, mais aussi d'une assistance technique de proximité grâce à l'implantation internationale de l'éditeur Coda », souligne-t-il.

Le projet de refonte de la comptabilité n'a pas été pour autant une sinécure pour les cinq personnes de l'équipe informatique affectées à cette mission (trois à temps plein, dont le directeur des systèmes d'information, puis deux autres à mi-temps). En effet, il a fallu remettre à plat une bonne partie des processus de gestion. « Le plus difficile ne fut pas les développements d'interfaces, mais la définition des spécifications et le paramétrage du progiciel. Ces opérations supposent en effet de savoir exactement ce que l'on veut en termes de fonctionnalités, de maîtriser parfaitement les règles de gestion à prendre en compte et de calibrer la ventilation des flux entre les différentes applications. Entre la comptabilité et les achats ou les ventes, des processus très précis sont à considérer. Faire l'impasse sur certains éléments peut mener droit à la catastrophe : oublier, par exemple, que les ventes intègrent le port ou les emballages quand on paramètre un progiciel », se souvient Denis Binet. Une charge de travail considérablement alourdie par la prise en compte des nouvelles normes IAS/IFRS.

Moins que l'aspect purement technique de cette intégration, c'est surtout la redéfinition des processus métier autour du nouveau référentiel comptable qui a provoqué des difficultés, retardant la mise en production du progiciel, désormais prévue pour l'automne 2004.

L'organisation de tous les centres de coûts et de profits, les délais de spécifications, de réalisation et de tests ont incité l'équipe informatique à prendre son temps. Lancé en septembre 2003, le projet a été découpé en deux phases. L'automne fut consacré au paramétrage et aux spécifications de la comptabilité générale. Une étape qui a impliqué les utilisateurs du service comptabilité avant la période chargée des arrêtés de gestion. Ensuite, cela a été le tour des contrôleurs de gestion. « Comme pour la plupart des projets informatiques, dégager les cinq utilisateurs clés et les trois informaticiens de l'opérationnel a nécessité des arbitrages délicats, mais leur implication dans les phases en amont permettra de les affecter à la formation de leurs collègues », souligne Denis Binet.

Aujourd'hui, le nouveau système fonctionne pour quelques utilisateurs d'une filiale de Guy Degrenne qui fabrique et distribue les produits du groupe. À l'automne, le démarrage sera effectif sur ce premier site, avant d'être progressivement étendu à l'ensemble de l'Hexagone, puis à l'international.