Dématérialisée, une facture est facilement envoyée ou reçue sur Internet, gérée et ordonnancée à distance, sous forme de fichier normalisé ou signé. Les fournisseurs technologiques l'affirment. Mais qu'en pensent les deux cents entreprises qui utilisent déjà ce processus en faisant appel à l'une des cinq plates-formes d'échange et d'ordonnancement en mode hébergé existant sur le marché français (*) ?

Les arguments sont multiples : pas de logiciel à acquérir ou à installer, mais un simple droit d'usage à régler ; une mise en place rapide ; une consultation et des traitements directs en accès hébergé (ASP) ; une prestation informatique allégée. C'est ce qu'ont noté Total, en testant Billmanager de B-Process, Midas, en exploitant Pasrel de Deskom, ou le conseil général de la Moselle, en utilisant un système privé réalisé par France Télécom.

« Pour formater tous les échanges, nous avons relié la plate-forme de gestion des flux de factures à l'ensemble de notre système d'information intégré sous SAP. Cela via un connecteur - un hub - baptisé Hermès » , met en avant Bertrand Deroubaix, directeur e-business et e-procurement chez Total. La DSI du pétrolier l'a réalisé en quelques mois. Midas et la Moselle ont fait de même. Après une période de rodage, leur satisfaction semble réelle. Financièrement d'abord.

« Nous pensons gagner 5 euros sur chaque document électronique, alors que son traitement papier nous coûte actuellement entre 20 et 30 euros, calcule Bertrand Deroubaix. Quand on sait que nous gérons quatre à cinq millions de factures par an et même si seulement un million quitte le support physique, le bénéfice annuel se monte à 5 millions d'euros. En face, nous estimons à 500 000 euros annuels le budget de fonctionnement d'une plate-forme traitant un tel volume. » Une dépense et un bénéfice que le pétrolier se prépare, à leur demande, à partager avec ses fournisseurs.

Fort de ses deux années d'expérience, Midas France est plus réservé. « La mise en place d'un projet de dématérialisation de factures n'est pas aussi simple que cela en a l'air, relate Agnès Rouby, responsable méthode et organisation pour l'enseigne d'entretien et de services automobiles. Bien sûr, les textes juridiques l'autorisent depuis juillet 2003, mais les fichiers images - souvent des PDF - ne sont pas assez structurés. Il faut les retraiter avant de les comptabiliser et aussi leur adjoindre une signature électronique, qui est très contraignante sur la date, la validité, le renouvellement du certificat. Finalement, ce que l'on gagne en électronique, on le perd avec la signature. Nos fournisseurs qui sont dans l'automobile - un secteur très avancé en matière d'EDI - n'ont pas forcément la volonté de changer. Globalement, nous sommes satisfaits. Mais notre objectif de zéro papier mettra encore du temps pour être atteint. »

Jean-Christophe Nguyen Van Sang, lui, s'est attaqué au monde de l'Administration. Directeur des achats et DSI du conseil général de la Moselle, il a planché pendant un an sur le projet. Non qu'il comporte des difficultés technologies, « cela se résout facilement » , mais parce que l'organisation est complexe. « Il a fallu convaincre le trésorier payeur et la chambre régionale des comptes. La théorie des textes, c'est une chose, la réalité en est une autre, et les directives de Bruxelles qui encadrent la facture dématérialisée ne sont pas toujours applicables dans le secteur public, car nous devons intégrer une multitude d'acteurs. »

Et pourtant cela fonctionne, même si l'organisation est complexe et même si nos trois expérimentateurs ne sont pas certains qu'un tel projet soit devenu une priorité pour les entreprises et les collectivités.

(*) Billmanager de B-Process, Certibusiness d'Asterion, Pasrel de Deskom, Business Communication Platform de Streamserve et Posteasy, plate-forme privée de France Télécom.