Si la signature électronique suscite encore parfois des doutes, ce n'est plus le cas à la mairie de Lorient (Morbihan) : « Avant, un simple cachet validait nos documents papier. Avec le système électronique, la présence de l'agent responsable muni de sa carte à puce et de son mot de passe est incontournable », explique Dominique Truy, directeur général adjoint des services de la ville de Lorient. En l'occurrence, la téléprocédure mise en place concerne la transmission à la sous-préfecture des comptes rendus et des délibérations des conseils municipaux, processus dénommé « contrôle de la légalité » . Un acte hautement stratégique puisque la validation consécutive envoyée par le même média par la sous-préfecture déclenche les recours juridiques éventuels !

Auparavant, la transmission se faisait par mode traditionnel : les comptes rendus étaient photocopiés en quatre exemplaires, puis remis par coursier à la sous-préfecture. S'en suivait un délai important avant de recevoir en retour les documents validés. « Le système coûtait 800 000 photocopies par an », renchérit Dominique Truy. Outre la sécurisation, le principe de la téléprocédure permet donc une économie globale et récurrente de 30 000 euros par an. Sans compter l'économie de temps réalisée par les agents, qui peuvent désormais se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Développé par Comètris, ex-Tris, prestataire réseaux spécialiste des collectivités territoriales, le système repose sur le logiciel de signature électronique mySign, dont le certificat est fourni par Certi-Nomis, l'autorité de certification pour la France. « Installé sur les postes concernés à la mairie et à la sous-préfecture, le système garantit que le document provient bien du bon interlocuteur, et qu'il n'a pas subi de modification durant le transfert. Sa validité devient incontestable », insiste Dominique Truy. Seule contrainte : la mairie, initiatrice du projet, a finalement décidé de consacrer une liaison Numéris à cet échange, afin de garantir l'étanchéité des réseaux.

Un coût modeste, une architecture finalement simple... l'écueil technique est vite surmonté. En réalité, la principale difficulté de la démarche réside dans l'organisation des différents services autour de ce nouveau processus. Lorsque la mairie de Lorient obtient l'autorisation du ministère de l'Intérieur de servir de site pilote à ce type d'opération, la sous-préfecture suit volontiers le mouvement. Mais au bout de quelques mois de fonctionnement, pourtant concluants, celle-ci se désengage au moment même où la mairie décide de supprimer le dernier jeu de photocopies! Question de formation, d'adaptation au nouveau mode de transmission... « Ce n'est pas la volonté qui manque, c'est l'organisation, déplore Dominique Truy. Du coup, le projet est en panne depuis douze mois. »

Mais le responsable ne baisse pas les bras pour autant : « Nous avions lancé ce projet pour tester le système en prévision de l'arrivée obligatoire des marchés publics sur Internet, prévue pour janvier prochain », explique-t-il. L'objectif est atteint.