« Pour exprimer un avis, il faut d'abord connaître le sujet », martèle Philippe Jarry, responsable du projet intranet au service communication d'Ivry-sur-Seine (Val-de-Marne). « La démocratie interne passe donc par la diffusion de l'information à tous les agents », poursuit-il. Et, pour atteindre cet objectif, rien de tel qu'un intranet. Un projet jugé prioritaire par la municipalité, avant même la création d'un site Web municipal !

Lancé début 2003, l'intranet a d'emblée été mis à la disposition des 1500 agents de la ville : chacun d'eux dispose d'un compte d'accès, et pour ceux qui n'ont pas de bureau, des PC sont installés dans les lieux de passage comme la cantine ou certains centres techniques.

Preuve de ce souci constant de démocratie interne, les contenus et les services de l'intranet sont le fruit des demandes des agents eux-mêmes. « Aujourd'hui, ce sont trente correspondants répartis dans tous les services qui effectuent les mises à jour eux-mêmes » , indique Philippe Jarry. Documents de référence, actualités, revue de presse, archives, agendas partagés..., les contenus n'en finissent pas d'évoluer. Et la consultation aussi : de 1500 accès par mois, elle est en moyenne de 7000 aujourd'hui. « Nous avons gagné en efficacité. Aujourd'hui, l'intranet est devenu vital », considère le chef de projet. Rechercher une documentation, demander la réservation d'une salle, organiser une réunion, « les services permettent aux agents de travailler plus sereinement et plus rapidement ». L'intranet offre aussi la possibilité de réunir les agents de différents services autour de grands projets : le prochain concernera la préparation de la fête de la ville en juin.

Développé par la SSII CGBI, l'intranet exploite l'outil de gestion de contenu ColdFusion, associé au moteur de recherche Verity. Mais l'essentiel du travail a consisté à mettre en place les plug-in afin de coupler l'intranet au système d'information de la mairie, notamment à l'outil de GED CinDoc, qui offre la possibilité aux agents de consulter les documents internes. L'intranet est également couplé à la messagerie Exchange, présente dans les services depuis 1999. L'accès à l'intranet a été conçu pour être très simple. « Une fois identifié par NT, l'utilisateur récupère l'ensemble de ses droits pour toutes les applications, dont l'intranet. En revanche, souligne Philippe Jarry, la connexion n'est pas automatique, elle constitue un acte volontaire. »

Outre les développements, le service informatique a renouvelé et déployé les PC et les serveurs nécessaires. Piloté par le service communication, le projet rassemble également la direction générale de la mairie, sa DRH et le service informatique, et s'est appuyé sur une structure transverse, le Syndicat intercommunal pour l'informatique municipale du département (SIIM94) chargé notamment de la gestion des serveurs. Certes, la diffusion d'un tel service dans une collectivité ne se fait pas en un jour. Le plus difficile reste de convaincre les différents services que l'information qu'ils détiennent peut être utile à leurs collègues. Mais les résultats sont encourageants : « On retrouve même les pages imprimées de l'intranet affichées dans les couloirs pour ceux qui ne se connectent pas ! » Un comble !