Lorsqu'une collectivité locale souhaite acheter des biens, des services ou faire réaliser des travaux pour un montant supérieur à 90 000 euros, elle doit passer un appel d'offres » , rappelle Patrick Pasquier, directeur des affaires juridiques et des marchés publics de Boulogne-Billancourt (Hauts-de-Seine). Dans la deuxième commune d'Ile-de-France, cette procédure est utilisée plus d'une centaine de fois par an et porte sur un budget dépassant les trente millions d'euros.

Imposée pour assurer une mise en concurrence des prestataires, elle présente toutefois l'énorme inconvénient d'allonger les temps de décision. « Entre l'envoi de la publicité dans les journaux, la vérification de la recevabilité des candidatures et des offres, l'analyse des dossiers et la décision finale, il s'écoule quatre ou cinq mois », explique Patrick Pasquier. Pour réduire délais et coûts, une dématérialisation de ces achats publics est autorisée depuis 2001. D'ici à janvier 2005, cette dématérialisation deviendra même obligatoire, puisque les municipalités ne pourront plus refuser une candidature ou une offre de marché public par voie électronique.

La mairie de Boulogne a anticipé en mettant à la disposition de ses fournisseurs une plate-forme interactive d'achat public sur Internet. « Grâce à ce portail d'achat sécurisé, accessible depuis le site de la ville, les entreprises peuvent télécharger les dossiers de consultation, demander des renseignements, puis déposer leurs offres en toute sécurité », détaille Patrick Pasquier. Pour les marchés de fournitures, ce dispositif est complété par des enchères électroniques inversées.

Un test grandeur nature a eu lieu en février 2003 pour l'achat de fourniture de papier grâce à la plate-forme en FAH de Bravo Solution. En plus de la gestion technique des appels d'offres, le prestataire s'était engagé à accompagner pas à pas les fournisseurs, pour lesquels la démarche était aussi nouvelle. « Le respect de protocoles de sécurité, l'usage de technologies assurant la confidentialité et l'authenticité des échanges garantissent une réelle transparence des procédures », assure Antoine Pasquier-Desvignes, directeur grands comptes de BravoSolution. Grâce au portail, les entreprises n'ont plus à se déplacer à la mairie pour participer à un appel d'offres. Toute la procédure s'effectue en ligne.

Côté ville, le travail a évolué puisque le temps passé aux tâches administratives a été considérablement réduit, dégageant des ressources pour des activités à plus grande valeur ajoutée. Des économies immédiates ont même été générées grâce aux enchères électroniques inversées. « La compétition en temps réel entre les fournisseurs permet de faire baisser des devis », assure Patrick Pasquier. En quelques mois, la dématérialisation est entrée dans les moeurs. Et cette année, le portail devrait être utilisé pour le traitement de 300 marchés publics. Trente fois plus qu'en 2003 !