Le traitement de la paie est l'une des fonctions d'entreprise les plus évidentes à externaliser. Pour une PME, il constitue en effet un processus récurrent, gros consommateur de ressources et exigeant une expertise distincte du coeur d'activité de l'entreprise. D'où un marché très actif, avec une multitude d'offres proposant, au choix, la sous-traitance du traitement de la paie, l'infogérance des systèmes informatiques associés, le stockage des données, la réalisation des bulletins de paie, leur impression, leur distribution... Si l'offre est importante, la demande l'est aussi. Estimé l'an dernier à 345 millions d'euros dans l'Hexagone, le marché de l'externalisation informatique de la paie croît, selon le cabinet Pierre Audouin Conseil, d'environ 20 % par an.

Avec 42 salariés, la filiale française de Bose, fabricant d'équipements électroacoustiques, ne souhaitait plus s'encombrer du suivi réglementaire relatif à la conception des bulletins de paie. Ce travail nécessitait en effet une expertise et un temps de traitement trop important pour le modeste service de ressources humaines (deux personnes). D'autant que la société emploie de nombreux commerciaux rétribués avec un salaire variable selon le chiffre d'affaires mensuel, et requiert donc des paramètres de paie très changeants. « Afin de nous décharger de cette veille, nous avons externalisé le traitement et les données de la paie auprès du service e-paye.com, tout en conservant en interne un rôle de contrôle et de validation », explique Gilbert Jacob, directeur administratif et financier (DAF) de Bose France.

Parallèlement à la recherche de gain de temps, l'entreprise voulait s'affranchir de la saisie fastidieuse des données salariales. « Lorsque nos bulletins étaient gérés par le cabinet comptable Paie Services, ils étaient expédiés par courrier à l'entreprise. Cela nous obligeait à tout ressaisir à la main, sur le tableur Microsoft Excel, puis à exporter ces données vers notre siège hollandais pour être intégrées à un progiciel SAP R/3 », commente Marie-José Le Saux, chef comptable de Bose France. La solution proposée par e-paye.com  ? « La mise à disposition d'une application exploitée en mode hébergé, grâce à laquelle nous saisissons directement par Internet les variables de la paie telles que les rémunérations ou les plafonds », illustre Marie-José Le Saux. Enfin, e-paye valide les variables de la paie et fournit d'autres services associés, tels que la télétransmission annuelle des salaires et des frais professionnels auprès de l'Ursaff.

De son côté, Time Warner France a opté pour une solution hybride, qui s'appuie sur le logiciel Zadig Vision d'ADP-GSI en local, puis sur la télétransmission des données vers le moteur de validation Zadig 2000. « Nous concevons les paies sur trois postes de travail équipés du logiciel Zadig. Nous transmettons ensuite ces données à notre prestataire, qui les valide, puis les imprime. Les données sont ensuite parallèlement réexpédiées sous forme électronique, ce qui nous donne la liberté d'interroger à tout moment notre base de données à des fins statistiques», souligne Béatrice Larue, responsable paie de Warner Bros France, l'une des filiales du groupe Time Warner.

Sur le plan technique, l'externalisation du traitement de la paie est, par principe, simple à mettre en oeuvre. « Un seul poste de travail suffit en interne pour exploiter la solution d'e-paye.com en mode hébergé, par une connexion de type RNIS. Lorsque nous avons besoin d'un renseignement plus précis ­ en matière de droit social, par exemple ­, une consultante prend le relais par téléphone », précise Gilbert Jacob, directeur administratif et financier de Bose France. L'entreprise a néanmoins voulu gérer en interne l'impression et la distribution des bulletins, ce qui a nécessité la mise en place d'un réseau d'impression départemental. La liaison sécurisée de type SSL est prise en charge par e-paye.com . Afin de sécuriser les échanges de données avec son prestataire, Bose France travaille à la mise en place d'une liaison plus fiable. « Nous allons supprimer les modems et assurer la transmission des données par une ligne ADSL et un tunnel RPV. Cela nous permettra, par ailleurs, de nous connecter à notre banque, le Crédit Lyonnais, et d'automatiser les virements adressés à nos salariés. »

Pour Warner Bros France, le traitement de la paie effectué en interne par un service composé de trois personnes a réclamé quelques moyens supplémentaires. « Les bulletins sont réalisés en local, expédiés pour contrôle vers le moteur de validation d'ADP-GSI, puis récupérés sous forme électronique à des fins statistiques. Afin de stocker ces données, nous avons mis en place le SGBD Oracle8i », souligne Xavier d'Anglade, directeur des ressources humaines de la filiale du groupe Time Warner.

Quant au distributeur de consommables informatiques Nessink, il a choisi une technologie de client léger, requérant un équipement informatique sommaire. « L'entreprise ne dispose que de douze postes de travail. L'hébergement des données est pris en charge par notre prestataire Aspaway. Quant à l'accès à notre progiciel Sage Ligne 100, qui gère, entre autres, la paie, il s'effectue avec le client léger de Citrix », confie Elie Benchimol, dirigeant de Nessink.

Sur le plan financier, tout dépend de la solution choisie et de la taille de l'entreprise, mais le coût est néanmoins raisonnable, avec une facturation du service qui s'élève à 609eurosht par mois pour la prestation vendue à Bose France (42 salariés), et environ 6 000 euros ht par mois pour le groupe Time Warner (environ 950 salariés en France).

Les entreprises qui optent pour des services de paie externalisés souhaitent déléguer l'expertise que réclame la conception de bulletins de salaire tout en réduisant leurs dépenses (15 % d'économie généralement constatés). « Cela revient trop cher en main-d'oeuvre, en matériel informatique et en sécurité », confirme Gilbert Jacob, DAF de Bose France. Grâce à l'exploitation en mode hébergé de l'application e-paye.com , l'entreprise pilote sa fonction Paie avec une seule chef comptable. En cas de doute sur un taux de cotisation, l'entreprise bénéficie de conseils juridiques. « Nous profitons d'une assistance par téléphone ou par courrier électronique, lorsque des questions complexes de droit social se posent. Par exemple, à l'occasion d'une démission ou d'un licenciement », illustre Marie-José Le Saux, chef comptable de Bose France. L'externalisation facilite aussi le suivi réglementaire, qui touche directement la constitution des bulletins. « Il aurait été trop compliqué d'assurer nous-mêmes la prise en compte du passage aux 35 heures sur les fiches de paie, des cotisations spéciales du type CSG ou de la télédéclaration annuelle des revenus auprès des autorités fiscales », poursuit Gilbert Jacob.

L'installation d'un logiciel de paie externalisé est généralement très simple. « En moins de deux mois, Aspaway a mis en place l'hébergement de notre logiciel Sage 100, l'installation du client léger Citrix et l'ensemble des procédures de sauvegarde quotidienne », note Elie Benchimol, dirigeant de Nessink. Toujours au chapitre des bénéfices, le groupe Time Warner France relève une plus grande fiabilité des données de paie, ce qui permet d'alimenter leur progiciel avec des données considérées comme valides. « Nous utilisons PeopleSoft RH afin d'intégrer les données transmises par le moteur de paie Zadig 2000 d'ADP-GSI. Outre la sécurité des données, notre prestataire nous décharge du travail d'impression physique des bulletins », se réjouit Xavier d'Anglade, DRH de Warner Bros France, même si l'entreprise continue d'assurer la saisie de ses bulletins, pourtant considérée comme un travail à faible valeur ajoutée (lire encadré Warner Bros).

Si les services de paie externalisés se révèlent adaptés à l'activité des entreprises dont les bulletins varient peu, il en va différemment pour le secteur de la distribution, par exemple. Soumis à des emplois du temps fluctuants, le groupe de distribution Guyenne et Gascogne SA (franchisé du groupe Carrefour) décide étonnamment d'abandonner sa solution externalisée, génératrice, selon elle, d'erreurs. « Nous avions externalisé en 1981 nos services de paie auprès d'ADP-GSI, dans la mesure où nous ne disposions que de six personnes en interne pour éditer les bulletins de 1992 personnes. À partir de 2000, nos bulletins ont commencé à comporter des erreurs, ce que nous attribuons à l'accentuation de la flexibilité des horaires de travail, ainsi qu'à l'embauche progressive de main-d'oeuvre intérimaire. Le progiciel Zadig d'ADP-GSI n'est pas adapté pour traiter ces données variables », justifie Gérard Canal, DSI de Guyenne et Gascogne. À cette même époque, l'inadaptation de l'outil informatique en place incite l'entreprise à envisager le déploiement en interne d'une solution de gestion de paie client-serveur. Après avoir consulté la société de conseil CXP, elle décide d'installer le progiciel Iris Personnel de Lefebvre Software. Pour expliquer son choix, l'entreprise avance les possibilités de paramétrage spécifiques offertes par le logiciel en matière d'intéressement, de retraites, de plans d'épargne entreprise ou de comptes épargne-temps. Par ailleurs, celui-ci peut s'exécuter avec l'environnement AS/400, utilisé par la société pour traiter ses bulletins de salaire.

Pour d'autres utilisateurs, la faiblesse de beaucoup d'offres de traitement externalisé de la paie est l'absence de fonctions de virement automatique. «Le service d'e-paye.com ne nous permet pas d'assurer le versement informatisé des salaires. Cela nous oblige à effectuer de nouvelles saisies destinées à notre banque. Pour y remédier, nous travaillons à la mise en place d'interfaces aux normes Etebac (échange télématique banque client), directement avec le service informatique de notre agence du Crédit Lyonnais», précise Gilbert Jacob, DAF de Bose France.

Enfin, l'adoption de solutions externalisées suppose d'accepter le stockage délocalisé de ses données. Une réalité qui inquiète parfois les responsables informatiques. Souvent à tort. « Lorsque nous avons décidé de faire héberger notre logiciel Sage Ligne 100 par Aspaway dans un centre d'IBM, nous avons ressenti une appréhension liée à la peur de ne pas maîtriser l'outil. Au final, celle-ci a disparu lorsque nous nous sommes aperçus que le logiciel fonctionnait mieux qu'en interne », confie néanmoins Elie Benchimol, dirigeant de Nessink.