Il faut parfois beaucoup de bonne volonté pour s'attaquer à la gestion de licences logicielles. Car, une fois la décision prise, une PME s'aperçoit que, ce faisant, elle paie dans un premier temps plus cher son parc logiciel qu'auparavant. En particulier, parce qu'il lui faut acquérir un outil de gestion de parc (environ 12 euros par poste et par an) et aussi contrôler l'utilisation sauvage de certains logiciels. Mais le calcul ne doit pas être fait sur une année. Selon Stéphane Lhenry, directeur des opérations pour PS'Soft, il est d'usage de constater que, sur une période de trois ans, un outil de gestion de licences entraîne une baisse annuelle de 25 % des coûts d'acquisition et de 10 % de ceux de maintenance.

Dans les faits, les PME ont tendance à aborder le problème dans l'urgence. Mises à jour nécessaires, projets de migration ou régularisations pour éviter les foudres des éditeurs luttant contre le piratage, les occasions ne manquent pas pour s'engouffrer dans cet exercice délicat. « Savoir ce que l'on a acheté peut sembler trivial, ça ne l'est pourtant pas », remarque Jamel Labed, directeur général de Staff&Line. D'autant que nombre de PME laissent leurs utilisateurs s'équiper comme ils l'entendent, et en conséquence le parc est d'une hétérogénéité ingérable : logiciels en OEM, produits téléchargés, versions différentes selon les services, surtout dans les domaines de la bureautique et des utilitaires, où le contrôle du service informatique (quand il y en a un) est le plus difficile... Et ce, sans que l'entreprise n'en garde une trace complète dans sa comptabilité.

La deuxième action à entreprendre est donc de transformer les données techniques en données de gestion. Objectif : susciter au sein de l'entreprise la prise de conscience que le logiciel est un actif au même titre que le matériel (systèmes informatiques, mais aussi mobilier, véhicules, etc.).

Ainsi armée, une PME peut évaluer la réelle utilisation des logiciels. « Nous nous sommes rendu compte que nous avions un parc installé de pcAnywhere important pour un usage pratiquement nul », témoigne Philippe Guillemard, directeur informatique adjoint de Rothschild & Cie Banque. Résultat, la banque s'est débarrassée de cette application. On peut également réaffecter des logiciels mal utilisés. Et surtout, il est plus facile de négocier ensuite avec les éditeurs les futures licences et les mises à jour.

Ces avantages ne s'acquièrent qu'au prix d'une certaine discipline. « Les achats logiciels doivent être centralisés dans l'entreprise, préconise Philippe Guillemard, qui se souvient par ailleurs qu'il a fallu un an avant d'atteindre le rythme de croisière - tous les mois ou tous les trimestres, selon les cas - pour contrôler à plein nos licences logicielles. » Rothschild & Cie Banque s'est équipée de la gestion de parc Phyteas Asset Management. Le bénéfice s'est traduit en un gain de temps significatif dans l'administration de la gestion des logiciels. Cela ne dit pas quel est le ROI d'un tel investissement. Mais on le sait, le temps, c'est de l'argent...