A la fin du mois, la compagnie de Steve Ballmer sortira Office 2003. Avec comme argument massue de vente auprès des entreprises la possibilité de créer des documents rendus volontairement illisibles. Office 2003 est en effet le premier outil à utiliser Information Rights Management (IRM), une technologie de Microsoft qui permet de limiter l'accès à un document aux seules personnes nommément désignées.

Pour verrouiller un document Word, Excel ou PowerPoint, il suffira de cliquer sur l'icône ad hoc placée dans la barre d'outils standard. Les destinataires du fichier n'auront alors le droit de l'imprimer ou de le modifier que si son créateur en a décidé ainsi.

Il sera aussi possible d'en limiter la lecture. Lié à l'annuaire de l'entreprise, IRM permet de définir quels collègues (et destinataires exterieurs) pourront lire tel ou tel document. Les fichiers peuvent également être dotés d'une date d'expiration au-delà de laquelle ils deviendront inaccessibles.

IRM nécessite l'installation d'un logiciel sur un serveur de la société, relié à sa base de contacts. Lorqu'un employé voudra pour la première fois ouvrir un fichier verrouillé, celui-ci contactera l'application qui, renseignée par les paramètres fixés par le créateur du document, autorisera ou non son ouverture.

Le serveur contiendra aussi la clé pour décrypter le contenu des documents chiffrés via IRM. Une protection que Microsoft juge suffisamment solide pour la plupart des utilisations professionnelles, sans la prétendre inviolable.

L'utilisation de cet outil ne se limite pas aux documents. Avec Outlook, il devient en effet possible d'envoyer des e-mails qui ne pourront être ni transférés ni imprimés, y compris en utilisant une commande d'impression d'écran. Même copier-coller une partie du texte sera interdit. Des fonctionnalités dont ne pourront pas bénéficier les utilisateurs d'autres messageries, comme Notes et Eudora.

C'est qu'IRM a évidemment fait le choix d'un monde informatique tout-Microsoft dernier cri. Pour l'utiliser, seront en effet nécessaires Windows Server 2003 , Active Directory , SQL Server et Office 2003 Pro. Même les versions Standard d'Office 2003 ne suffiront pas. Elles permettront bien de lire des documents protégés via IRM, mais pas d'en rédiger.

Les utilisateurs de versions antérieures à Office 2003 seront soumis au même régime. Ils devront télécharger une mise à jour pour Internet Explorer, laquelle leur permettra de lire, dans une fenêtre du navigateur, les fichiers contrôlés par IRM. Les paramètres de sécurité définis, comme l'interdiction d'imprimer, seront conservés.

Ces limitations devraient servir d'argument marketing à Microsoft pour pousser les entreprises à adopter sa nouvelle suite bureautique. Une tâche de plus en plus difficile.

La précédente et plutôt limitée évolution, Office XP, reste ainsi très minoritaire face à Office 97 et à Office 2000. Avec des outils comme IRM, InfoPath ou OneNote , l'éditeur tente une nouvelle manoeuvre pour redonner le goût de ses produits.