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	« L'archivage des e-mails va devenir la prochaine priorité »

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[ À PROSPECTER… ]
L'archivage légal a force de loi
Secteur émergent à la conjonction de la GED, du stockage et de la sécurité, l'archivage légal implique la mise en place d'outils de gestion de documents nécessitant l'intervention de VAR et de SSII.

Alain Lavenir , Décision Distribution, le 19/05/2003 à 00h00

L'archivage légal est comme la prose de monsieur Jourdain. Tout le monde le pratique, qu'il s'agisse de la conservation des factures, de la comptabilité ou encore des relevés bancaires. Les données fiscales, notamment, doivent impérativement être conservées pendant six ans et les documents commerciaux, dix ans. Les durées peuvent aller bien au-delà lorsqu'il s'agit de dossiers médicaux ou de secteurs sensibles (pharmacie, banque, assurance...). Certaines industries liées à l'armement ont même défini leurs règles métier. Ainsi, les avionneurs gardent la totalité des informations relatives à un appareil plus de 30 ans après l'arrêt de la production. Cette année, le marché français de la gestion électronique de documents devrait s'élever à 1,6 milliard d'euros, en progression de 40 % par rapport à 2002. Même s'il est difficile d'évaluer la part consacrée à l'archivage strictement légal, force est de constater que nombre d'entreprises ont tendance à anticiper les exigences de l'administration au cas où une procédure judiciaire leur serait intentée. Sinon, comment expliquer la conservation généralisée des mails et des numéros de téléphone chez les opérateurs et les fournisseurs d'accès ? Le code civil reconnaît, au travers de ses articles 1316-1 et 1316-3, la validité des solutions d'archivage informatique. Il stipule que « l'écrit sur support électronique a la même force probante que celui sur support papier » , à condition, toutefois, de demeurer infalsifiable. Face au flou d'une législation qui s'arrête aux principes, l'AFNOR a défini un ensemble de normes dont la principale, la NF Z42-013, traite de la conservation et de l'intégrité des documents dématérialisés. Cette norme, établie en collaboration avec l'Aproged, préconise l'utilisation de systèmes de stockage optique infalsifiables de type Worm (Write Once Read Many). « Attention ! Tous ne sont pas égaux », prévient Gilles Le Poulard, directeur des ventes chez Ixos Software, qui souligne la vulnérabilité des lecteurs magnéto-optiques CCW de 1,3 Go dont la protection contre la réécriture peut être contournée. Dans l'état actuel du marché, la majorité des solutions d'archivage s'appuie sur des graveurs de CD ou de DVD, tant que le volume de données ne dépasse pas quelques centaines de gigaoctets. « Au delà, il est conseillé de combiner ces technologies à de la sauvegarde sur bande et sur disque dur qui ont l'avantage du moindre coût à l'octet », avance Dominique Lhopital, responsable produits chez StorageTek.

Le bon sens et les procédures sécurisées s'imposent
Reste que des incertitudes planent sur la pérennité des informations. La lecture des données enregistrées aujourd'hui sera-t-elle encore possible dans dix ou vingt ans ? L'arrivée prochaine de la technologie UDO, incompatible avec les standards actuels, relance le débat. Aux revendeurs de faire les choix qui respectent à la lettre l'esprit des lois. Cela suppose la mise en place de procédures rigoureuses, parmi lesquelles la réalisation de duplicata conservés dans des lieux différents. « Il faut une organisation sans faille et une méthodologie qui trace la moindre opération à la seconde près », prévient Lionel Pons, directeur de la Banque du Document, qui insiste sur la nécessité de vérifier tous les 3 ans l'intégrité des supports pour en faire éventuellement une nouvelle copie. Face aux incertitudes qui pèsent sur le vieillissement des médias, il paraît logique que les archives sur papier et les documents électroniques coexistent. Quant aux microfiches que l'on pourrait croire révolues, elles restent d'actualité par leur durée de vie d'au moins cinq siècles et la possibilité d'être relues sans matériel sophistiqué.

L'archivage légal touche à des domaines de compétences aussi variés que la GED, le stockage, l'extraction de données et les infrastructures à clé publique. Aucun des spécialistes de ces secteurs ne peut prétendre couvrir à lui seul toutes les problématiques. Les acteurs s'intéressant à ce marché sont donc nombreux. Par leur expertise, les revendeurs de logiciels de GED et les cabinets d'audit spécialisés paraissent en position de force. Ils devront toutefois composer avec les VAR métier et les SSII,oeuvrant dans les domaines comptables, en quête de débouchés complémentaires.

Les compétences requises

Le sens de l'organisation, la compréhension du métier du client et de ses outils de gestion aident à préconiser le matériel et le logiciel les mieux adaptés.

Analyser les documents produits évite de stocker ceux qui sont inutiles et permet de dimensionner l'installation en conséquence.

Bien connaître les technologies de stockage aide à anticiper les besoins futurs et à choisir les solutions pérennes.

Maîtriser les problématiques de GED facilite le passage du document papier à sa version électronique. Des procédures d'authentification sont nécessaires.

L'argumentaire

Archiver en respectant les obligations légales aide à prouver la fidélité des documents fiscaux et financiers vis-à-vis de l'administration.

La possibilité d'interaction avec les logiciels de gestion de l'entreprise dont le PGI, permet d'automatiser les processus d'archivage en fonction de la nature du document.

Permettre la conservation des e-mails et des fax qui peuvent servir de preuves légales en cas de procédures judiciaires.

Profil de clientèle

Tous les types d'entreprises qui sont tenues par la loi de conserver une partie de leurs documents.

Le secteur médical où les informations doivent rester disponibles des dizaines d'années en toute confidentialité.

Les industriels qui souhaitent garder la trace du moindre processus de fabrication pour prouver leur bonne foi en cas de procès.