Avec l'avènement des imprimantes et des copieurs multifonctions, le scanner se démocratise progressivement dans les entreprises. Résultat : les utilisateurs ont désormais la possibilité de se tourner vers les offres de GED (gestion électronique de documents) proposées par les fabricants de systèmes d'impression. Des offres d'entrée ou de milieu de gamme, positionnées bien en deçà des solutions des géants de la GED, tels Documentum, Filenet ou IBM. En effet, elles ne concernent que la sphère bureautique et s'adressent à des utilisateurs néophytes en la matière, avec des fonctions de diffusion de documents vers une adresse électronique ( « scan to e-mail » ) ou de transfert vers un espace d'archivage permettant le partage des documents.

Illustration à la chambre de commerce d'Annecy, où la chaîne éditique concerne trois types de documents : la revue de presse, les dossiers « entreprises » ­ historique économique de plus de deux mille sociétés du département ­ et les courriers entrants. Cette gestion documentaire repose sur une architecture Xerox. La société équipe la chambre en scanners (des copieurs connectés au réseau), en système de guidage des documents (logiciel Flowport) et en serveur de GED (Docushare). « Nous avons été convaincus par la méthode d'adressage des pièces électroniques à envoyer, puisque nous ne saisissons rien sur le panneau de configuration des copieurs. La destination est, en fait, contenue dans une " feuille de routage ", que l'on adjoint à l'original lors du scan », explique Christophe Pollier, directeur informatique de la chambre.

L'utilisateur coche les cases représentées sur le modèle. Celles-ci sont associées soit à des adresses électroniques, soit à des espaces de partage hébergés sur le serveur de GED. Le système de reconnaissance embarqué dans le scanner décode alors ces informations et transfère les documents. Quant au modèle, qui intègre un système de codes-barres (ou « data glyph » ), il est préalablement conçu par l'utilisateur depuis son navigateur. La plupart des documents (revue de presse, courriers entrants) sont acheminés ­ après avoir été convertis en fichiers PDF (le texte étant extrait avec un logiciel d'OCR) ­ vers le serveur de GED, qui les indexe (Docushare utilise le moteur Verity) et les classe dans des dossiers partageables. En fonction de leurs droits, les utilisateurs consultent ces documents via un navigateur ou l'outil maison de GRC (gestion de la relation client). Lequel pointe vers le serveur de GED. « Ils accèdent aux documents sans même changer d'application, puisque le logiciel de GRC BEE (Base économique et événementielle) comporte un module de lecture. Par ailleurs, les pièces consultées ne sont pas effaçables par les utilisateurs. Ceux-ci peuvent cependant les classer dans les dossiers de leur choix ou les transmettre à l'aide de la fonction de workflow. »

Au laboratoire Pharmygiène Médipole, le logiciel de traitement documentaire ­ en l'occurrence, Canon Bureau ­ devait, quant à lui, répondre à un besoin spécifique : simplifier les échanges de documents avec les agences de communication, traditionnellement effectués par la poste ou par coursier. Les documents scannés par l'utilisateur, via le copieur multifonction, sont envoyés vers l'application de GED hébergée sur son poste de travail. Celle-ci lui sert alors à organiser tous ses documents : « Le fichier reçu peut être rangé dans des classeurs ou être fusionné avec un autre fichier de nature différente, ou encore être annoté », explique Cathy Nuttin, responsable des services généraux. Cette gestion locale s'avère particulièrement avantageuse lors des envois de documentations lourdes, comportant plusieurs milliers de pages. « Plus besoin de ressortir les archives papier, de les copier et de signer chacune des feuilles. Depuis Canon Bureau, l'utilisateur envoie le document vers une adresse électronique ou un fax, ou lance une impression. »

Enfin, l'application autorise le partage des dossiers à travers le réseau et gère, pour ce faire, le droit d'accès des différents profils. Un tel partage aurait certes pu être assuré par un serveur de fichiers. Mais ce dernier n'aurait pu offrir les mêmes fonctionnalités de classement, de composition et de fusion de documents.

L'approche d'Arcelor est fort différente des deux autres organisations. Car c'est presque par hasard que le spécialiste de l'acier a découvert le « scan to e-mail » : cette fonctionnalité était nativement embarquée dans la centaine d'imprimantes multifonctions (d'origine HP) récemment acquises par l'entreprise.

Si, comme le concède Gregory Marquis, responsable marketing, le « scan to e-mail » n'intervient pas encore dans des processus d'entreprise, il commence à avoir certaines applications. « Auparavant, la numérisation effectuée sur nos quelques scanners impliquait que les fichiers obtenus transitent ensuite par une disquette ­ avec tous les risques que cela comporte. Ce transfert est désormais effectué sur le réseau. » Principale utilisation, pour le moment : la diffusion d'articles de presse en format PDF. Mais Arcelor pourrait bien se fonder sur cette expérience pour le futur déploiement d'un système de GED.