Tout responsable des comptes veut dématérialiser les processus financiers et comptables pour gagner du temps, et donc de l'argent. Objectif : fluidifier la publication trimestrielle des comptes à destination des actionnaires et investisseurs. Et, surtout, optimiser la gestion de la trésorerie au jour le jour. Qu'il soit directeur financier, de la comptabilité ou contrôleur de gestion, le responsable des comptes de l'entreprise s'appuie sur les précieux modules de gestion électronique de processus collaboratifs (GEP ou workflow), accessibles par le web. Lesquels enrichissent les nouvelles générations de PGI (progiciels de gestion intégrés) comptables et financiers. Jusqu'ici, sans le contrôleur de gestion, le patron ne voyait pas ce qui se passait. D'où une opacité parfois dangereuse...

« Avec le web, le pilotage de l'information financière devient transparent. Car ce sont les opérationnels - marketing, ventes, production, achats, etc. - qui l'alimentent » , argumente Francis Cuisinier, directeur du contrôle de gestion financier du groupe Sodexho, ténor mondial de la restauration collective. Avec la GEP dans chaque service ou dans chaque filiale, les opérationnels actualisent leurs prévisions, commentent ce qui a changé et mettent cette information à la disposition de toute l'équipe.

A son tour, le chef de service en prend connaissance, rajoute son propre commentaire et fait suivre le dossier vers la corbeille électronique de son supérieur. Et ainsi de suite jusqu'au directeur financier ou au directeur de la comptabilité. Bref, le circuit interne d'une entreprise est souvent dématérialisé. Mais pas assez automatisé.

Notamment au niveau des télédéclarations. « Tous les mois, le chef comptable de la PME saisit sa TVA à la main sur le portail de la Direction générale des impôts (DGI). Un grand progrès pour l'Administration. Mais pas pour l'entreprise, qui ne peut générer cette télédéclaration avec son logiciel de comptabilité » , s'insurge Pierre-Alain Lecointe, directeur général France de Coda, éditeur de progiciels de finance et comptabilité décisionnelles.

En revanche, les grands comptes et grosses PME peuvent automatiser ces télédéclarations avec des solutions élaborées dans le cadre de l'association Edificace. A l'instar, par exemple, du site www.etafi.fr , associé au PGI de Cegid.

Côté facture électronique, le blocage est quasi total. « Les progiciels comptables savent générer une facture électronique. Mais pas récupérer les données d'une facture issue d'un autre progiciel » , reconnaît Romain Hugot, directeur marketing produits chez Sage, un éditeur de progiciels comptables pour PME-PMI. « Faute de standard universel supranational, 70 % des flux interentreprises ne font que produire des documents papier qui sont ressaisis dans un autre système d'information » , renchérit Pierre-Alain Lecointe.

D'où un certain bricolage : saisir ou scanner la facture entrante à la main et générer une facture théorique, qui passe, en moyenne, par quatre personnes différentes avant d'être réglée. Ce début de dématérialisation permet tout de même de réduire le temps de traitement de douze jours en version papier à deux jours en version électronique. De quoi rendre le sourire aux trésoriers d'entreprise.

Comme la nature a horreur du vide, certains éditeurs de progiciels, tel Sage, projettent de lancer des plates-formes d'intermédiation dotées de moteurs qui traduiront les différents formats de facture. Et proposeront de gérer l'archivage et la conservation des factures.

Autre solution : traduire automatiquement un format de facture vers un autre en adaptant une gestion électronique de documents (GED) ou un logiciel d'intégration d'applications (EAI). « C'est possible. Même avec une petite solution comme Biztalk, de Microsoft » , ajoute Edouard Giard, responsable technologies collaboratives dans la SSII Syntegra.