Depuis avril dernier, les trois mille huit cents agents des services centraux du ministère de l'Education nationale gèrent leurs congés sur le web. C'est l'une des premières applications portées sur l'intranet de cette administration. Ce projet a été lancé au printemps 2001, suite à la mise en place de la réduction du temps de travail, qui complexifiait cette gestion. C'est un petit éditeur, Lucca, qui a remporté l'appel d'offres en fin 2002. Et ce, après un test effectué durant plus d'une année auprès de cent cinquante personnes appartenant à deux sous-directions. Bernard Tandeau, directeur du projet intranet du ministère, a piloté le chantier pendant sa phase études et réalisation, organisant un forum sur l'intranet pour recueillir les réactions des utilisateurs qui participaient au test. Le progiciel a été retenu pour son ergonomie. Même si le choix d'un fournisseur de petite taille (à la pérennité non garantie) constituait le point faible du dossier.

La phase suivante a été plus rapide. Le déploiement, piloté par deux représentants de la sous-direction des RH, s'est déroulé sur trois mois, au premier trimestre 2003. Les formations à l'outil se sont effectuées en cascade. Deux cents personnes ­ principalement des secrétaires ­ ont été préalablement mises à niveau par l'éditeur pendant une demi-journée. Elles ont, à leur tour, transféré leurs connaissances à leurs chefs et aux autres agents au fur et à mesure du déploiement. « Auparavant, la gestion des plannings était, en général, assurée manuellement par les secrétaires des chefs de bureau ou des sous-directeurs. Quelques-unes avaient développé de petites applications localement sous Excel » , note Bernard Tandeau. Le nouvel outil a introduit plus de rapidité dans la gestion à un moment où celle-ci se complexifiait avec la tenue de deux types de comptes, obéissant à des règles différentes : les congés et les RTT. Les agents déposent leurs demandes en ligne ; leurs supérieurs les valident, et leurs comptes sont mis à jour en temps réel. L'application permet à chaque niveau hiérarchique ­ direction, service, sous-direction, bureau ­ de disposer d'une vision synthétique du planning des équipes qui lui sont rattachées. L'automatisation a modifié une partie du travail des secrétaires, qui ont donc transféré ce temps gagné vers d'autres tâches. En outre, cet outil a fourni à la DRH la garantie d'une homogénéisation des pratiques et lui a permis de disposer de statistiques.