Selon une étude de Osterman Research, publiée en mai 2003, seuls 35 % des utilisateurs d'outils de messagerie électronique pour des opérations critiques disposent d'un outil d'archivage spécifique. Un constat sur lequel se repose l'éditeur Legato pour commercialiser sa solution EmailXtender. Fruit du rachat de OTG Software, en 2002, EmailXtender capture, indexe et archive les mails et leurs pièces jointes. La version 4.4 du logiciel étend le traitement des messages à ceux issus de messageries instantanées. « Notre logiciel gère de nombreuses messageries, dont Lotus Notes, ce qui est rare chez nos concurrents », assure Christian Schreiber, ingénieur avant-vente chez Legato Systems.

Autre atout : afin de réduire l'espace de stockage, EmailXtender ne conserve qu'une seule instance d'un message, même lorsqu'il est envoyé à de multiples utilisateurs, avec un pointeur vers chaque destinataire. Le message est compressé et archivé sur le serveur, le logiciel créant des liens transparents vers les messages, avec une indexation du contenu des pièces jointes. Si l'entreprise dispose de l'option Backup Exchange, ces messages sont ensuite envoyés vers un système de sauvegarde.