Pour un nombre croissant d'utilisateurs, la suite bureautique Microsoft Office n'est plus le seul recours. Et parmi les nombreux logiciels concurrents (lire tableau page suivante), l'offre la plus menaçante aujourd'hui pour Microsoft est sans conteste StarOffice de Sun, ou sa version gratuite OpenOffice, défendue par la communauté du logiciel libre.

Comme MS Office, Star et Open-Office intègrent, outre le traditionnel traitement de texte, un tableur et un logiciel de présentation multimédia. Entre août 1999 et octobre 2002, StarOffice a été téléchargée 8 millions de fois et 20 millions de CD ont été distribués. Le choix d'une suite bureautique n'est pas anodin.

Son intégration de plus en plus fréquente dans des chaînes de traitement documentaire complexes génère de multiples questions : le rôle et la place du document au sein du système d'information, les relations entre le poste de travail et les chaînes applicatives, la production et l'enrichissement automatisés de documents...

Le critère du coût est également au coeur du débat. StarOffice est en effet proposé au cinquième du prix de la suite de Microsoft (108 euros pour la version 6.0, contre 519 euros pour Office XP Standard Edition). Pour sa part, Open-Office est totalement gratuit.

StarOffice et OpenOffice, deux suites issues du même développement initial, proposent des fonctions comparables à celles de Microsoft Office, et qui se révèlent suffisantes pour une utilisation bureautique professionnelle classique. « Au moins 90 % des fonctions de Microsoft Office sont proposées par Open-Office », affirme Olivier Nibart, responsable informatique de la société belge Amtoys, spécialisée dans le monde de l'accessoire pour bébés.

Les interfaces des outils bureautiques de StarOffice et OpenOffice reprennent grossièrement les principes adoptés par Microsoft : structures et libellés des menus, icônes, boîtes de dialogues... « Faites l'expérience : placez-vous à un mètre d'un écran affichant une feuille de calcul du tableur d'Open-Office. Vous serez sans doute convaincu d'avoir ouvert Excel », affirme Jean-Marie Gouarné, directeur technique de la SSII Genicorp.

« À l'usage, OpenOffice ne révolutionne pas les habitudes de travail des utilisateurs qui maîtrisent la suite de Microsoft » , explique José Elias, gérant de la société @PicNet, spécialisée dans l'intégration des logiciels libres. « Certains puristes sont allés jusqu'à critiquer la proximité des interfaces, reprochant à la communauté Open Source d'avoir repris les principes ergonomiques de Microsoft », commente Sophie Gautier, responsable du site openoffice.org .

« Une fois formés, les utilisateurs de StarOffice ne rencontrent pas plus de difficultés qu'avec Office de Microsoft », déclare Jacques Hostein, chargé de mission informatique pour l'Agence régionale de l'hospitalisation (ARH) de Franche-Comté.

La première difficulté rencontrée par les entreprises concerne l'installation de StarOffice-OpenOffice, qui peut poser parfois des problèmes techniques. Avec Linux, en particulier, l'installation nécessite des compétences système élémentaires. La seconde contrainte relève de la résistance au changement. « Les utilisateurs de suites bureautiques ne comprennent pas toujours pourquoi ils devraient rompre avec leurs habitudes. Ces réticences liminaires sont cependant gommées après quelques semaines d'utilisation », affirme Olivier Nibart.

La formation est donc impérative, et ce, même pour les utilisateurs expérimentés. « Le passage de Microsoft Office 2000 à OpenOffice ne pose aucun problème ergonomique. Il est même plus facile que la transition entre Office 2000 et Office XP », constate Sophie Gautier.

Par ailleurs, les suites StarOffice et OpenOffice affichent encore quelques défauts de jeunesse. « On déplore l'absence de correcteur grammatical et de dictionnaire de synonymes avec OpenOffice. Les raccourcis clavier, qui sont de véritables outils de productivité, sont encore trop peu nombreux. Quant à la documentation, elle est vraiment rudimentaire », relève José Elias.

« Le traitement de texte est parfois plus riche que Word, mais le moteur graphique du tableur n'est pas encore au niveau de celui intégré à Excel », complète Frédéric Labbé, responsable informatique du centre hospitalier d'Avranches-Granville (50). Enfin, le comportement des éditeurs de logiciels est un frein incontestable à l'adoption des solutions alternatives à Microsoft Office.

En effet, ces derniers privilégient l'offre de Microsoft pour construire des produits complémentaires. « La montée en puissance du logiciel libre et l'émergence de standards devraient faire évoluer les mentalités et faciliter le travail d'intégration des éditeurs », estime Frédéric Labbé.

La première motivation des entreprises pour une solution alternative à Microsoft Office est son prix. Outre la version gratuite disponible en téléchargement à partir du site openoffice.org , Sun frappe très fort en direction des entreprises en proposant une licence complète pour un prix proche de 75 euros ht, incluant un contrat classique d'utilisation de logiciel, l'accès à l'assistance technique et les mises à jour de StarOffice. « La migration vers StarOffice permet aux centres hospitaliers d'économiser plus de 40 % du budget consacré aux logiciels bureautiques », atteste Jacques Hostein.

Autre avantage de StarOffice : en plus de sa compatibilité avec les formats propriétaires de Microsoft (.doc, .xls et .ppt), il exploite un format nativement XML, véritable gage d'ouverture et d'indépendance vis-à-vis des éditeurs. « Les formats de documents ont même été publiés plus de six mois avant la disponibilité d'OpenOffice », constate Éric Mahé, directeur marketing des nouvelles technologies chez Sun. La standardisation des formats est en marche et facilitera l'intégration des documents au coeur des systèmes d'information.

Sun, aux côtés de Corel et de Boeing, participe au comité de normalisation OpenOffice Format, qui vise à définir un format unique de stockage et d'échange de documents bureautiques fondé sur le langage XML. Ces recherches sont notamment à la base des travaux de normalisation conduits par le consortium Oasis. Pour l'instant, Microsoft refuse de rejoindre cette initiative et joue la carte du XSD (XML Schema Definition Language), un format difficilement interopérable.

Enfin, Star et OpenOffice offrent un niveau de sécurité fiable et une invulnérabilité aux virus de type macro. « Même un fichier Word corrompu par un virus macro ne peut contaminer OpenOffice. Autre point fort, le chiffrement des fichiers est réellement efficace, sans parler de la réduction du volume des fichiers », affirme Frédéric Labbé.

Une visite du site http://bureautiquelibre.org suffit à se convaincre qu'un nombre important d'entreprises conduit actuellement des projets de migration vers une solution alternative à Microsoft Office : plus de 150 cas concrets y sont répertoriés et décrits. Les premiers retours d'expérience mettent l'accent sur l'importance de la formation des utilisateurs ainsi que sur un besoin de communication au sein de l'entreprise.

« La migration peut s'effectuer sans heurt, au prix d'un effort d'information des utilisateurs. Nous n'avons pas donné de formation initiale à nos trente utilisateurs d'OpenOffice, et nous le regrettons. Aujourd'hui, nous cherchons des partenaires capables de compléter nos acquis pratiques par une formation adaptée. Sur OpenOffice, de tels partenaires ne sont pas encore légion », affirme Olivier Nibart.

Dans l'idéal, une assistance aux utilisateurs doit être proposée, au moins pendant les premiers mois. « Les forums et les mailing-lists sont très réactifs sur le sujet de la bureautique libre. Nous les utilisons pour trouver des réponses aux questions que nous nous posons parfois », commente Frédéric Labbé.

Si une période de cohabitation entre plusieurs logiciels doit être gérée, il est indispensable d'anticiper les éventuelles difficultés que rencontreront les utilisateurs, notamment au niveau de la compatibilité entre les formats de documents. « OpenOffice peut sauvegarder des fichiers dans le format propriétaire de Microsoft Office. En cas de cohabitation de suites logicielles concurrentes, il suffit de former les utilisateurs en conséquence », commente José Elias.

Un projet d'intégration documentaire constitue souvent un prétexte efficace pour l'adoption d'une nouvelle suite bureautique. Cela permet de sensibiliser les utilisateurs aux avantages de l'adoption d'un format standard pour le stockage des documents : publication directe de fonds documentaires sur le web, génération de documents au format PDF, intégration avec des applications métier...