Il est facile de passer de la donnée informatisée au papier. L'inverse est moins évident et demande plus d'intelligence de la part des systèmes matériels et logiciels mis en oeuvre. Mais aussi une organisation en rapport. On ne gère pas de la même façon la numérisation d'un document selon qu'il doit être archivé, ajouté à un système de gestion de contenu ou qu'il doit alimenter, avec les données qu'il contient, un système transactionnel.

Indépendamment de la nécessaire indexation du document, l'éventuelle extraction des informations qu'il renferme (le montant de la facture, l'adresse de l'expéditeur, l'état d'une case à cocher, etc.) n'est possible que par la mise en oeuvre d'un logiciel de reconnaissance optique.

« Les technologies sont vieilles et pour la plupart bien maîtrisées » , juge Jean-François Tougard, consultant chez Strategy Partners. La précision des scanners du marché est en effet largement suffisante et la vitesse des matériels professionnels plutôt satisfaisante.

Par ailleurs, de nombreux logiciels sont capables, avec un minimum d'apprentissage, de décomposer les documents, et les taux de reconnaissance de caractères détachés atteignent couramment 99 %. Il reste encore à perfectionner les moteurs de reconnaissance d'écriture manuscrite jointive.

Mais la technique ne fait pas tout. « Le défi, c'est l'intégration avec les applications. Et, en dehors des solutions développées spécifiquement pour les entreprises, il n'y a pas énormément d'applications verticales qui mettent en valeur ces technologies » , regrette Jean-François Tougard.

A l'image de la lecture automatique de documents (LAD), le champ d'action des solutions - plus ou moins - packagées est souvent restreint à des types de documents bien précis et surtout bien formatés (chèques, formulaires avec cases à cocher, etc.). Les liens avec les autres logiciels d'entreprise (progiciel de gestion intégré, gestion de la relation client, etc.) ont en revanche été développés.

En parallèle des flux électroniques constitués par l'EDI (entre deux entreprises) et l'EAI (entre deux applications de l'entreprise), un PGI peut aisément être alimenté depuis un flux papier, pratiquement sans intervention humaine. La seule difficulté réside dans le nombre élevé de modèles à définir dans le système (un modèle de facture par fournisseur dans le cadre d'une centrale d'achats, par exemple).

Un document peut aussi servir de déclencheur d'un processus métier, en s'appuyant sur le workflow intégré d'un PGI. Enfin, de nombreux progiciels de gestion se piquent de fonctionnalités de gestion de contenu, ne serait-ce que pour compléter les dossiers fournisseur ou client avec des données non structurées.

Et pourtant, certains rêvent toujours du « zéro papier » . Ce sont les tenants de la reconnaissance automatique de documents (RAD). A l'occasion du salon AIIM 2003 qui s'est tenu à New York début avril, Captiva Software a ainsi fait la démonstration de sa solution de service courrier numérique, Digital Mailroom.

Son ambition ? Faire en sorte que tout document papier entrant dans l'entreprise soit numérisé, puis routé en fonction de son contenu, et toujours exploité et manipulé sous forme électronique, à l'instar des données déjà informatisées ou déjà échangées au travers de la messagerie d'entreprise. Un peu optimiste, quand même... D'autant que, pour des raisons diverses et variées, le papier continue de circuler dans l'entreprise. « La synchronisation des flux électronique et papier est alors une problématique essentielle » , souligne Jean-François Tougard.

L'évolution des domaines d'applications de la capture de documents montre que le document n'est plus un élément passif du système d'information. Dans la moitié des cas, il participe en effet aux processus de gestion. Selon Strategy Partners, cette tendance devrait encore s'accentuer.

L'ODR (lecture automatique de documents) et l'IDR (reconnaissance automatique de documents) seront les deux secteurs à enregistrer la plus forte progression dans les années à venir. La taille du marché a été selon les cas calculée ou estimée (années 2002 à 2005) par Strategy Partners à partir du prix de la solution pour l'utilisateur final.