Envoyer une lettre recommandée électronique via Internet a, en théorie, plus de valeur probante qu'un même courrier adressé par voie postale. Toute entreprise peut donc potentiellement recourir au web pour opérer de tels échanges — gage d'économie en termes de manipulation et de gestion. Et pourtant, cela représente un risque.

Les tribunaux ont, en effet, toute latitude pour estimer valide ou invalide un envoi recommandé électronique qui n'aurait pas été attesté par le seul tiers de confiance officiellement reconnu : La Poste. Voilà pourquoi les nombreuses offres privées disponibles sur Internet restent encore très peu utilisées. Et pourquoi tout le monde attend que La Poste propose un service 100 % numérique.

Le marché est de taille : les entreprises et les administrations françaises envoient chaque année deux cent dix-sept millions de plis recommandés, dont 84 % expédiés par des entreprises et des administrations depuis un bureau de poste.

Il s'agit donc de transformer un e-mail standard en un véritable courrier électronique. « Un émetteur peut, certes, activer dans son logiciel la fonction " accusé de réception ", admet Etienne Wery, avocat aux barreaux de Bruxelles et de Paris pour le cabinet Ulys. Mais, en l'absence de tiers attestant l'envoi et la réception, vu les innombrables possibilités de " bidouiller " la date et l'heure, la valeur de cet accusé est aléatoire. » C'est pour cela que le législateur a libéralisé et encadré le recommandé électronique dans la loi n° 2000-230.

Thierry Autret, directeur audit et sécurité des systèmes d'information chez Ernst Young Audit, en résume le contenu dans une contribution auprès de la Mission pour l'économie numérique : c'est un « ensemble de moyens pour répondre aux besoins liés à la sécurité — au sens très large — et à ceux des marchés d'affaires. Pour les premiers, nous pensons à l'authentification, à l'intégrité, à la confidentialité et à la traçabilité. Pour les seconds, nous plaçons l'engagement sur un acte et le contrôle des droits. » A ce titre, la sécurité de l'échange électronique serait meilleure qu'avec le pli papier. En voici la démonstration telle que la présentent les opérateurs privés.

Utilisée depuis deux cents ans, la procédure du recommandé classique a été inventée sous Napoléon. Il s'agit aujourd'hui d'un courrier matérialisé sur une feuille, daté et signé de son auteur, et placé dans une enveloppe sur laquelle figure l'adresse du destinataire. L'ensemble clos est déposé au bureau de poste, qui le transportera et le remettra à son destinataire, contre émargement.

La chronologie de la transaction est attestée par un cachet figurant sur l'enveloppe et sur un document joint (liasse Lire), matérialisant la prise en compte du courrier. Le cachet faisant foi, La Poste constitue le seul tiers de confiance autorisé à réaliser cette opération. Authentification, confidentialité et traçabilité, la procédure se révèle bien huilée.

Elle comporte toutefois trois inconvénients, dont s'affranchit son homologue numérique. Le premier tient à la preuve du contenu. En effet, qui peut attester des termes réels d'un message glissé dans une enveloppe ? Sauf à utiliser une seule feuille de papier pliée en deux et collée, faisant office de message au recto et d'enveloppe au verso, rien ne prouve que le document figurait bien dans l'envoi.

Dans le principe, et à preuve du contraire, les tribunaux estiment que le recommandé postal contient le texte revendiqué par l'émetteur. Mais, dans les procès, on peut voir des parties affirmer que l'enveloppe était vide, alors que l'adversaire en produit un texte. Le recommandé postal qui s'attache au contenant n'atteste donc pas du contenu.

Contrairement à son homologue électronique, qui, lui, peut demander à un tiers de confiance de séquestrer l'original, que l'on sera donc en mesure de produire en cas de litige. Un autre point faible du recommandé classique est de se limiter au transport de documents réels, alors que l'e-mail peut transporter des fichiers, des textes, des images, des vidéos ou des sons.

Le troisième et dernier inconvénient de la procédure classique est de ne pas apporter la preuve de lecture du courrier. Le numérique, outre une signature attestant de la présentation de l'envoi, peut aussi établir qu'il a bien été accepté, et même lu.

Par crainte des débordements, de la malveillance ou du piratage, le législateur a durci les garanties demandées au courrier électronique. Celles-ci reposent sur une signature électronique d'identification et de tiers de confiance. Il suffit à toute entreprise d'utiliser un sceau pour prouver son identité. Mais, dans la pratique, cette procédure pourra être contestée. Et c'est pour éviter ce risque que le recommandé de La Poste demeure, à ce jour, le meilleur moyen d'échange entre deux parties.

« Dans l'état actuel, il y a là un monopole de La Poste lorsque le recours à un recommandé est une obligation — qu'il s'agisse de l'envoi d'un courrier ou d'un e-mail », tranche Marie-Laure Oble-Laffaire, avocate chez HSD Ernst Young. Sauf à prendre le risque inutile de se voir débouter par un tribunal, mieux vaut, quand la loi requiert l'envoi d'un recommandé, utiliser celui délivré par La Poste.

En revanche, le courrier électronique — sans doute abusivement appelé « e-mail recommandé »  — n'est pas, en soi, un monopole de La Poste. Les tribunaux peuvent en reconnaître la validité pour les échanges interentreprises, par exemple, à partir du moment où la signature électronique est fiable et que le recours au recommandé est facultatif — c'est-à-dire non imposé par un texte particulier.

C'est notamment le cas pour les échanges commerciaux et les convocations d'assemblée générale, mais aussi pour réagir rapidement avant d'envoyer un recommandé réel. Mais une chose est sûre : « Le marché n'est pas encore mûr. Il faut encore habituer les gens à utiliser nos produits », observe Gilles Foa, fondateur de la solution Cert France.

Ce que confirme Catherine Epstein, directrice marketing de la direction du courrier de La Poste : « Notre service de lettres recommandées à envoi électronique démarre lentement, car il s'agit d'un changement de mentalité et d'organisation dans les services internes des entreprises. »