Les documents papier constituent un frein à l'optimisation des processus internes de l'entreprise et à l'accélération de ses échanges avec des partenaires. Difficile en effet d'automatiser leur traitement. Le papier représente, en outre, un coût qui, bien que rarement pris en compte, est loin d'être négligeable. À l'image de Synphonat ou de Boursorama, les entreprises cherchent donc à transformer le flux papier entrant en un format numérique plus facile à manipuler.

Cette transformation suit un processus presque toujours identique. Les documents papier sont d'abord numérisés sous la forme d'une image qui est ensuite nettoyée et normalisée. Un moteur de traitement d'images plus ou moins sophistiqué découpe cette image en vignettes et trie celles qui doivent être analysées ou non. Il peut, par exemple, exclure les images et ne conserver que les zones de texte.

Cette opération est réalisée à partir d'un modèle défini par l'entreprise après l'analyse « manuelle » des documents papier à numériser. Le contenu de chaque zone est, à son tour, analysé par un moteur d'OCR (reconnaissance des caractères imprimés) ou d'ICR (caractères cursifs ou écriture manuelle). C'est le domaine des outils de LAD (lecture automatique de documents). Lorsque le contenu des zones est transformé en texte interprétable par un logiciel, les outils de RAD (reconnaissance automatique de documents) classent les documents numérisés en fonction de règles appliquées au contenu.

Si l'objet d'une lettre contient, par exemple, « réclamation » , alors le document est classé directement dans une catégorie « contentieux ». Certains outils sont capables de travailler à partir de n'importe quel document alors que d'autres exploitent des modèles prédéfinis. Le document numérisé est ensuite envoyé vers un logiciel de GED et/ou les données sont directement injectées dans une application ou dans un workflow.

Complémentaires, les logiciels d'éditeurs tels que Neolane permettent de dématérialiser des documents à leur source. L'entreprise n'est plus obligée de les imprimer et peut les envoyer directement par e-mail, EDI, etc. Boursorama a décidé, par exemple, de dématérialiser ses avis d'opéré (avertissement qu'un ordre de Bourse a bien été exécuté) en envoyant un e-mail qui prévient le client de la mise à disposition du document sous la forme d'un fichier PDF sur son site. « 300000 envois par an, à raison de 40 centimes d'euros chaque timbre auquel il faut ajouter l'impression, la mise souspli et le routage, le calcul est vite fait. D'autant que nos clients apprécient la réactivité de l'e-mail », explique Mathias Hannoteaux, responsable animation on line de Boursorama.