Avec vingt-cinq mille postes utilisateurs répartis sur cent cinquante sites dans le monde, le changement de suite bureautique constitue, chez Valeo, un projet de grande ampleur. « Nous y résistons du mieux que nous pouvons, car cela représente un coût de licence et de déploiement très important » , explique Gilles Bridon, responsable du groupe office systems chez Valeo. Seulement, après cinq ans de bons et loyaux services, Office 97 - le standard bureautique actuel du groupe - commence à montrer quelques signes de faiblesse. « Il devenait de plus en plus difficile de communiquer avec nos partenaires équipés de logiciels plus récents » , constate Gilles Bridon. En fin de vie, le logiciel ne sera bientôt plus maintenu par Microsoft. En outre, au vu de la nouvelle politique de licence de l'éditeur, qui « oblige les entreprises à prendre la " software assurance " » , le groupe de travail office systems décide de migrer vers Office XP. Le choix se porte sur cette version, parce que c'est la dernière disponible. Les autres offres du marché - Open Office, Lotus Smartsuite, etc. - n'ont pas été évaluées car, malgré des coûts de licence parfois nuls, le budget global de migration aurait été bien supérieur. Et ce en raison, entre autres, des coûts de formation, de la reprise des documents existants et de la perte de productivité temporaire des utilisateurs. De plus, Office XP ne posait aucun problème de compatibilité avec l'existant.

Les vingt-cinq mille licences de mise à jour incluant deux ans de support sont achetées dans le cadre d'un simple contrat Select, car Valeo n'utilise que Windows et Office. « Nous avons bénéficié de conditions tarifaires très avantageuses, car notre projet s'inscrivait dans un cadre plus global, avec une migration en parallèle vers Active Directory » , précise Gilles Bridon. La mise à jour des postes a débuté en juillet 2002 par la mise à jour du master de poste bureautique. Tous les nouveaux PC sont désormais livrés avec Office XP en standard. Cette migration progressive, qui s'appuie sur le renouvellement des machines, était la seule façon de procéder. « Nous ne pouvions faire migrer les postes existants à la fois pour des raisons de coût et de complexité technique » , note Gilles Bridon. Lors de ce déploiement, Valeo s'est frotté à des problèmes de macros Excel 97 - qui ne fonctionnaient pas sous XP - et à l'incompatibilité d'Access 97 avec Access XP. « Des points mineurs, car aucune application stratégique ne fonctionne sous Office 97 ou XP », estime Gilles Bridon. Huit mille postes sont déjà équipés d'Office XP, et la migration s'accélère à la demande des utilisateurs. « Office XP sera notre standard d'échange dès juillet 2003 » , estime-t-il. Tout a été fait en interne pour faciliter le déploiement. Un kit de migration ainsi que des outils de configuration et d'installation ont été fournis aux cent cinquante sites. Mais, aucune formation particulière n'a été nécessaire pour les administrateurs.