Les deux familles de produits se ressemblent de plus en plus - du moins, dans le segment des quinze à trente pages par minute (ppm). Au-delà, les imprimantes départementales ne peuvent rivaliser avec les copieurs. Mais des différences techniques demeurent. Celles ayant trait notamment à l'alimentation papier, à l'agrafage ou au tri de documents. Sur de telles fonctions, les copieurs conservent une légère avance. D'un autre côté, leur prix d'entrée tend à être plus élevé.

Les imprimantes n'assurant que la fonction d'impression seront toujours nécessaires. Pour preuve, la plupart des fabricants de copieurs continuent à en proposer. Le cas Xerox est d'ailleurs parlant : il vient de fusionner ses deux entités, (copieurs multifonctions et imprimantes). Canon, NRG ou Brother proposent les deux produits à leur catalogue.

Ce service est censé apporter une visibilité sur les dépenses des entreprises. Pour le constructeur, c'est aussi un moyen idéal pour fidéliser un client sur plusieurs années - les contrats sont généralement de trois ans -, à l'instar des fabricants de copieurs. Il est, par ailleurs, assuré de fournir ses propres consommables au client. Enfin, ce type de contrat permet d'accroître les revenus liés à la maintenance des machines.

Peu se lancent dans une telle entreprise. Elle exige d'auditer l'environnement du client, de préconiser une nouvelle architecture et de proposer un coût à la page global. NRG, filiale de Ricoh dédiée à la distribution, est l'un des rares à proposer un tel service.

En 2001, chez Lexmark France, ils représentaient 7 % des revenus et devraient doubler en 2002. Côté HP, le fractionnement des revenus n'est pas rendu public. Néanmoins, le pourcentage devrait être inférieur à celui de Lexmark, plutôt précurseur sur ce type de solutions.