Nouvelle business unit née en 2001 pour rassembler ses activités de distribution (succursales) au niveau européen, Renault Europe Automobiles (REA) vend plus de 500 000 véhicules chaque année (véhicules neufs et d'occasion, après-vente et services), pour un CA de 7 Md€.

En unifiant son réseau de vente en Europe, la marque au losange veut aussi mieux diffuser les solutions qui marchent (les best practices ) dans cet univers particulier de la distribution automobile. Son premier cheval de bataille consiste à rationaliser l'achat des produits informatiques, un usage qui concerne quelque 8 500 collaborateurs équipés d'un PC, répartis sur 12 pays.

" Nous cherchions une solution d' e-procurement multifournisseur qui puisse s'interfacer facilement avec notre système SAP. Celles que nous avons vues imposaient soit des développements spécifiques aux coûts beaucoup trop élevés, soit se révélaient trop complexes pour l'utilisateur " , se souvient Jean-Louis Ghiglione, responsable de l'exploitation, de l'infrastructure et des achats informatiques chez REA.

Début 2001, l'entreprise choisit une solution proposée par Econocom Infopoint, adaptée de l'offre Cybiz qui avait fait ses preuves aux États-Unis. Son originalité est de coupler un outil simple de gestion en temps réel des approvisionnements à un workflow de gestion de catalogues et de cycle de validation [voir schéma]. L'ensemble est pilotable directement au sein d'un site extranet sécurisé portant les couleurs de l'entreprise. La simplicité de l'outil devait rassurer les utilisateurs au sein des établissements Renault et des garages affiliés.

Les premiers concernés sont les correspondants internes, appelés ici " Cosi " (Correspondants pour l'organisation et les systèmes informatiques), répartis dans les différents établissements Renault. Ils indiquent les besoins de leurs collaborateurs directement sur l'extranet : cartouches d'encre, nouvelle imprimante, clavier de rechange, carte réseau... Ils choisissent les produits comme ils feraient leurs courses dans un cybermarché à l'aide de menus, de listes déroulantes et d'un panier virtuel.

Le contrôleur financier vérifie la conformité de la commande, puis le manager l'approuve ou pas selon la justification écrite laissée par le demandeur, tous deux ayant aussi accès à l'extranet. " La définition des processus et des étapes de validation existait déjà sous la forme de procédures de type Iso. Désormais, le workflow est électronique tout en restant facile à modifier à tout moment " , précise Jean-Louis Ghiglione.

Si la demande d'achat est validée (par exemple deux nouveaux PC pour deux nouvelles recrues), le service d'achat central en est averti, SAP est mis à jour en temps réel pour la facturation, et la commande se trouve ventilée automatiquement entre les différents fournisseurs : écran, unité centrale, imprimante, carte et câble réseau, etc. L'outil prend aussi en charge le suivi des commandes en complément des systèmes informatiques existants. Les différents intervenants sont alertés par des e-mails automatisés et sécurisés.

Les avantages sont réels comparés à la méthode manuelle en place jusqu'alors : rapidité de traitement des commandes, meilleure visibilité de la facturation, efficacité du suivi, livraison rapide des produits. Finis les fax qui se perdent, les erreurs qui surviennent au moment de resaisir des données, les livraisons qui se font attendre. " C'est un vrai plus pour nos utilisateurs " , souligne Jean-Louis Ghiglione

Pour bénéficier de cette solution, REA s'acquitte d'un forfait trimestriel dépendant du nombre d'utilisateurs et des capacités serveurs, l'extranet étant hébergé chez Econocom.

Lancé en France avec succès dans deux régions pilote (Rhône Alpes et Val de Loire via l'entité Renault France Automobiles), cet outil multilingue et multidevise sera progressivement mis à la disposition du réseau européen (Allemagne, Grande-Bretagne, Portugal, Pologne, etc.).

Même si un gros travail reste à faire pour l'adapter aux particularismes nationaux. " Un PC hongrois n'a pas le même clavier qu'un PC italien, les nomenclatures des catalogues diffèrent, les services de maintenance des fournisseurs informatiques varient selon les pays..." , remarque Jean-Louis Ghiglione. Un petit casse-tête qui devrait être résolu d'ici fin 2003.

Ce projet remplit un rôle fédérateur et répond à la ligne de conduite que s'est fixée le réseau Renault. Il n'exclut pas d'ouvrir son circuit d'approvisionnement automatisé à des produits autres que l'informatique comme les fournitures de bureau ou le papier. À terme, le constructeur au losange disposera ainsi d'un système complet pour gérer ses achats à l'international et son parc informatique. Un sérieux atout dans le coffre du n°2 mondial de la distribution automobile.