Les avantages varient en fonction des prestations proposées mais restent, à la base, relativement nombreux : prévision des coûts, aucun investissement au niveau du matériel, des logiciels et du développement ; pas ou peu d'administration ; logiciels toujours à jour ; prise en charge de la lutte antivirus - et parfois du spam -, niveau de sécurité et de disponibilité qu'une entreprise ne pourrait peut-être pas gérer en interne. Les sociétés sélectionnées ne représentent qu'une partie de l'offre actuellement disponible avec des tarifs variant de 1 à 40 € ht (6,56 à 262 F), par utilisateur et par mois. Elles proposent des services allant de la fourniture d'une simple messagerie en mode FAH, et accessible par le biais d'un navigateur web, à la prestation globale pouvant inclure le conseil, une passerelle fax et PDA, un service de migration depuis une messagerie existante, le choix au niveau du type de connexion, la fourniture de clients légers, etc.

Les aspects sécurité et disponibilité doivent être étudiés de près avant tout engagement. Tous les prestataires en font leur cheval de bataille sachant que ces deux points expliquent en grande partie la réticence de certaines entreprises à faire appel à eux. Il est donc important d'étudier ses besoins en fonction du degré de sensibilité des données échangées et stockées. Même si toutes les sociétés offrent des prestations d'un bon niveau, il n'est pas toujours nécessaire de payer un service hautement sécurisé et disponible à 100 % lorsque cela n'est pas complètement justifié.