Quatre semaines. C'était, en moyenne, ce qu'il fallait attendre avant de pouvoir consulter les archives télévisuelles de production (hors journal télévisé) de l'INA (Institut national d'audiovisuel). Quatre semaines au cours desquelles les documentalistes centralisaient les demandes des clients, menaient une recherche sur les bases, sélectionnaient sous forme de listing les extraits pertinents et les transmettaient aux techniciens - chargés, eux, de trouver les cassettes correspondantes et de procéder à leur visionnage et, éventuellement, à leur copie. La plus grande contrainte ? La disponibilité des deux salles de visionnage que comptait le site de Brie-sur-Marne.

Cette chaîne, l'INA a voulu l'automatiser en se lançant dans une campagne de numérisation. L'idée ? Troquer les cabines de visionnage particulièrement onéreuses (équipées de tous les formats de lecture analogiques, trois quarts de pouce, un pouce, Betacam, etc.) contre des PC. Ainsi, depuis juin dernier, les clients de l'INA disposent de huit ordinateurs, sur lesquels ils visionnent les extraits issus des archives (production et actualité) et procèdent eux-mêmes à leur montage. L'ossature d'une telle organisation repose sur trois pièces maîtresses : un logiciel de gestion des flux, un système de numérisation et une bandothèque.

L'application de workflow véhicule les demandes des clients et des commerciaux vers les documentalistes. Après recherche, ceux-ci envoient aux techniciens les instructions de numérisation des supports originaux. Le logiciel se charge de planifier les tâches et d'estimer le temps nécessaire à ces opérations. Quel que soit leur format, les documents audiovisuels sont copiés sur Betacam, puis numérisés par un encodeur de Sony (Flexicart), qui convertit les séquences vidéo à la fois en Mpeg-1 et en Mpeg-2. Les données sont ensuite acheminées vers des baies de stockage. Celles compressées en Mpeg-1 restent sur disque, et les autres - de qualité supérieure - ne font qu'y transiter avant d'être envoyées sur bande pour l'archivage définitif. Les documents visionnés par les clients sur le PC émanent de la batterie de disques durs. Une fois le montage effectué, les extraits sélectionnés reviennent vers le documentaliste, qui - toujours à l'aide du logiciel de workflow - lance la demande de copie finale aux techniciens. Celle-ci est alors réalisée à partir des données stockées sur bande au format Mpeg-2. Parallèlement, les informations caractérisant les extraits sélectionnés sont automatiquement transmises au service juridique, chargé d'analyser les ayants droit.

La capacité de l'espace disque - 20 To - représente aujourd'hui quelque quinze mille heures stockées en Mpeg-1 (la capacité maximale étant de cinquante mille heures). Concernant le format de bande, le choix de l'INA s'est porté sur les lecteurs DDF de Sony. Ceux-ci sont intégrés dans le Petasite, une bandothèque capable d'accueillir mille cinq cents cartouches. Elle en stocke déjà trois cents, correspondant aux quinze mille heures de programmes numérisés. "Avec ce format, nous pouvons accéder directement à la séquence désirée dans le fichier, grâce aux informations de " time code ". D'autres dispositifs nous auraient contraints à recopier le fichier sur disque pour extraire le morceau choisi ", explique Serge Lafont, directeur général associé, qui a guidé la réalisation de ce chantier.

En fin d'année, l'INA ajoutera à la bandothèque les programmes télévisuels et les séquences radiophoniques numérisés depuis déjà trois ans par plusieurs prestataires. L'investissement global effectué pour cette campagne de numérisation se chiffre à 250 millions de francs sur cinq ans (dont 150 millions pour les prestataires et 50 millions pour le matériel installé en interne). Le dispositif interne est, quant à lui, capable de numériser vingt mille heures par an. D'ici à ce que le million d'heures d'archives stockées soient traitées, l'INA conduira d'autres projets. Comme celui qu'elle consacre actuellement à un " logiciel de thématisation " servant à regrouper et à présenter aux clients des lots d'archives libres de tout droit.