Tous les portails sont dotés de fonctions de " single sign-on " , qui permettent à l'utilisateur de s'identifier une fois pour toutes (login et mot de passe unique) en vue d'accéder à l'ensemble des applications du système. Pour connaître les droits de l'utilisateur et autoriser ou non l'accès aux applications, le portail s'interface avec l'annuaire de l'entreprise via le protocole LDAP (ou un autre protocole propriétaire) afin de récupérer son profil.

L'ensemble des informations traitées par les outils de collaboration (messagerie internet, calendrier, gestion de contacts, etc.) est présent au sein du portail. La plupart des infrastructures de portail obligent l'utilisateur à retourner dans la messagerie ou le calendrier pour saisir et envoyer des informations.

Les portails proposent des composants pour s'interfacer avec des PGI, des outils de gestion de la relation client, etc. Mais ces interfaces sont loin de couvrir tous les besoins. L'entreprise doit donc développer ses composants en utilisant les interfaces de la plate-forme J2EE - sur laquelle les éditeurs de portails s'appuient - ou opter pour une solution d'EAI pour des processus complexes.

Les offres de portails disposent de fonctions propres ou disponibles via des accords avec des partenaires pour gérer le contenu non structuré. Si les éditeurs d'applications décisionnelles disposent de leur propre portail, ils ont aussi passé des accords pour faciliter l'intégration de leur solution à des portails tiers.

Proposés sous forme de composants prêts à l'emploi, des flux d'informations externes peuvent être directement insérés dans le portail par l'administrateur du système ou l'utilisateur final - le plus souvent, sous la forme de flux XML : cours de Bourse, actualité, météo, etc.

Le portail d'entreprise propose un accès homogène aux informations internes et externes. Qu'il s'agisse de données structurées ou non, le moteur de recherche est doté de la même ergonomie. Seul le champ de recherche doit être précisé. Toutes les infrastructures de portail sont livrées par défaut avec un moteur d'indexation.

Le portail dispose d'outils d'alerte facilitant la veille technologique. Chacun peut définir les canaux auxquels il veut s'abonner. L'information arrive (push) sur le bureau de l'utilisateur quand elle est disponible. Chaque canal peut être filtré par des mots-clés.

Le portail stocke des liens de tout type pour chaque utilisateur. Ces raccourcis peuvent pointer vers un document présent en local sur le disque dur. Il suffit de cliquer sur ce lien pour ouvrir l'application bureautique associée.

L'interface du portail n'est pas totalement personnalisable. L'administrateur peut forcer l'affichage de certains composants qui ne seront pas modifiables par l'utilisateur. Qui doit donc cependant pouvoir en ajouter, en modifier et en supprimer pour construire une interface adaptée à ses besoins.