Royal Sun Alliance, l'un des premiers assureurs européens, fait figure de cas d'école. En à peine un an, il a rentabilisé son investissement dans son initiative d'e-procurement. Ainsi, l'objectif de réduction des coûts de plus de 200 millions de francs, soit 10% de ses coûts d'achats, est en passe d'être atteint. Mais le choix d'une solution logicielle, en l'occurrence Buyer d'Ariba, n'a pas suffit. " Il faut aussi marier la mise en oeuvre technique avec une forte implication du service achats sur la négociation et un mécanisme d'application des contrats cadres ", juge Anthony Doyle, chef du projet.

Pour piloter chaque étape, Royal Sun Alliance a mis en place quatre équipes, concentrées respectivement sur les procédures, la technique, la chaîne d'approvisionnement et la conduite du changement. " Nous avons fait appel à Cap Gemini Ernst & Young lorsque nous n'avions pas les compétences en interne, ou lorsque nous avions besoin de ressources supplémentaires ", précise Anthony Doyle. Outre-Manche, la totalité des sites de l'assureur sont équipés. Plus de quatre mille acheteurs accèdent à Buyer et près de 90% de toutes les catégories d'achats indirects sont accessibles par son intermédiaire. Le volume des achats drainés par l'e-procurement dépasse les 500 millions de francs. Les gains se font sur l'optimisation des cycles de règlement. Toutefois, tous les bénéfices ne sont pas immédiatement quantifiables. Mais, fort de la dynamique ainsi enclenchée, l'assureur étend l'e-procurement à ses filiales étrangères. Cap Gemini Ernst & Young est aussi intervenu sur l'intégration. Il a participé en priorité à celles de Buyer et du progiciel de gestion intégré R/3 de Royal Sun Alliance. " Les données générées à partir de R/3 permettent à Buyer de créer les bons de commande. Lesquels sont, à leur tour, réconciliés directement au sein de R/3 ", explique le chef de projet.

Parallèlement, les données sur les profils des utilisateurs de Buyer sont vérifiées avec celles gérées par l'application Notes utilisée en interne. Cet échange est synchronisé par le service d'annuaire de Novell. De telle sorte qu'il existe sur le système d'information un point d'accès unique pour l'e-procurement. Prochaine étape : automatiser l'achat de biens directs. " Nous intervenons pour remplacer ou réparer les biens et les services endommagés assurés pour nos clients ", explique Anthony Doyle. Dans ce cas les montants annuels consacrés dépassent les 40 milliards de francs, soit deux fois le montant des achats hors production.