Une interface plus souple

Le ruban pour tout le monde

Avec Office 2010, le ruban, qui a tant dérouté les utilisateurs de la version précédente, se généralise à l’ensemble des logiciels (y compris Outlook, OneNote, Access…). Comme pour Office 2007, toutes les commandes sont liées à des icônes regroupées sous forme d’onglets. Microsoft ne propose toujours pas de commande pour afficher, même à titre temporaire, les anciens menus, ceux d’Office 2003 ou XP. Vous devrez, pour cela, utiliser un composant tiers, par exemple UbitMenu disponible gratuitement et en français, pour les particuliers, sur le site http://t.01net.com/tc49052. La seule évolution visuelle du ruban est sa simplification : sur fond quasiment blanc, il est désormais plus lisible.

Le retour du menu fichier

Le bouton Office et le menu de même nom, qui étaient situés en haut à gauche, ont disparu sur la nouvelle version. Ils sont remplacés par le menu Fichier, revenu des anciennes versions d’Office. Dans le jargon de Microsoft, ce menu et l’onglet associé sont appelés menu Backstage (que l’on peut traduire par coulisses en français). Il regroupe toutes les options permettant de gérer le document et, plus généralement, tout ce que vous pouvez faire avec un document, et non dans un document. Les principales commandes sont Imprimer, Enregistrer ou Créer un document PDF (une option désormais incluse dans la plupart des programmes Office). Vous y trouverez également toutes les options de configuration, les informations détaillées sur le document, des outils pour la protection des données ou bien pour le partage de votre travail sur un blog ou avec d’autres utilisateurs. Sous Word, il s’agit par exemple, dans l’option Informations, de l’outil permettant d’Inspecter le document ou encore celui permettant de Gérer les versions, utile pour retrouver un fichier tel qu’il était avant toute modification. Notez aussi que désormais, lorsque vous cliquez sur l’option Imprimer, vous obtenez immédiatement une prévisualisation du résultat ainsi qu’un accès direct aux paramètres d’impression.

Des thèmes pour mettre un peu de couleur

Vous pouvez personnaliser les couleurs du ruban et plus généralement celles de l’interface en utilisant l’un des trois thèmes disponibles. Pour en activer un, déroulez le menu Fichier, Options. Dans l’onglet Général, modifiez le Jeu de couleur. La couleur bleue est celle d’Office 2007. D’autres thèmes devraient être proposés en téléchargement. Vous constaterez par ailleurs que des onglets supplémentaires apparaissent dans le ruban en fonction du contexte (par exemple dans le cas d’édition d’images ou de tableaux). Dans ce cas, ces onglets sont affichés avec des couleurs spécifiques.

Un menu escamotable

L’un des reproches les plus fréquents concernant le ruban est l’espace qu’il occupe. Pour éviter cet inconvénient, le ruban est “ rétractable ” : quand vous cliquez sur l’icône en haut à droite de celui-ci, représentant une flèche vers le haut, le ruban se réduit à la liste des onglets. Pour accéder au contenu, vous devrez cliquer sur l’un d’eux. En cliquant à l’extérieur du ruban, celui-ci disparaît à nouveau…

Le ruban – enfin – personnalisable

Autre lacune du ruban d’Office 2007 : il n’est pas personnalisable. Impossible de créer ses propres barres de commandes ou de modifier des barres existantes, comme on pouvait le faire avec les versions précédentes. La version 2010 offre désormais cette souplesse. Si vous pouvez toujours paramétrer librement la barre d’Accès rapide (située en haut à gauche), vous pouvez, par exemple, ajouter facilement, dans l’onglet Accueil, des commandes qui vous servent régulièrement, telles que Afficher En-tête/pied de page ou encore Insérer une image. Pour cela, faites un clic droit sur le ruban et choisissez la commande Personnaliser le ruban. La fenêtre de configuration contient deux colonnes. Dans celle de gauche, vous trouverez les commandes disponibles. Celle de droite représente les différents onglets, affichés sous forme d’arborescence, comme les dossiers d’un disque dur. Ainsi, dans la zone de droite, cliquez sur la case + située à gauche de Accueil. Les commandes sont classées par Groupes. Cliquez sur le bouton Nouveau groupe. Renommez-le, par exemple, en Mes commandes.

Des commandes à portée de main

Dans la liste de gauche, sélectionnez par exemple Toutes les commandes puis cliquez sur Afficher En-tête/pied de page. Cliquez sur le bouton Ajouter pour l’insérer dans le nouveau groupe. Procédez de même pour les autres commandes. Enfin, utilisez les icônes représentant des flèches haut/bas situées à droite pour modifier l’ordre des icônes ou des groupes. Ce menu vous permet également de créer vos propres onglets et de les activer ou désactiver temporairement. Ainsi, profitez-en pour activer l’onglet Développeur si vous envisagez de créer (ou d’utiliser régulièrement) des macro-commandes. Notez que, dans la plupart des cas, si vous souhaitez dupliquer une barre d’outils existante afin de la personnaliser, vous devrez commencer par créer un nouvel onglet, puis insérer un à un les groupes existants. Dans la liste de droite, sélectionnez votre nouvel onglet. Dans la liste de gauche, choisissez Tous les onglets. Sélectionnez par exemple Accueil puis Presse-papiers. Quand vous cliquerez sur Ajouter, l’intégralité du groupe d’icônes sera incorporée dans votre nouvel onglet. Procédez de même pour les autres groupes. Vous pouvez alors ajouter vos propres commandes, tout en conservant les onglets originaux. Validez en cliquant sur OK. Enfin, cliquez sur Exporter pour enregistrer vos réglages dans un fichier. Vous pourrez ainsi les retrouver facilement en cas de changement ou de réinstallation de votre ordinateur.

La généralisation de l’aperçu

Déjà présente pour quelques commandes dans Office 2007, la prévisualisation se généralise. Ainsi, sous Word 2010, après avoir cliqué sur l’icône Couleur de page (située dans l’onglet Mise en page), quand vous passez la souris sur l’une des couleurs, le fond de page change automatiquement d’aspect. Cela vous permet de gagner du temps lors de la recherche du meilleur aspect visuel. Vous trouverez cette option pour de nombreuses commandes de Word mais également de Powerpoint, d’Excel…

Un presse-papiers plus riche

Si vous effectuez souvent des copier-coller entre programmes, y compris avec des programmes extérieurs à la suite Office, les nouvelles options du presse-papiers vont vous faire gagner du temps. Vous pouvez, en effet, contrôler précisément la façon dont le collage s’effectue dans Word : voulez-vous conserver ou non la mise en forme ? Insérer le texte seul ? Incorporer l’élément et le rendre modifiable avec son programme d’origine ? De nombreuses options vous sont proposées mais la manipulation reste aussi simple qu’un Coller ou Ctrl + V. Pour appliquer cela, vous utiliserez les options de prévisualisation vues précédemment. Prenons l’exemple d’une partie de page Web que vous avez copiée dans le Presse-papiers. De retour dans Word, cliquez par exemple sur l’icône Coller située dans l’onglet Accueil. Une liste d’Options apparaît juste en dessous : Conserver la mise en forme, Fusionner la mise en forme et Conserver uniquement le texte. Passez la souris sur l’une des options, le résultat apparaît immédiatement. Vous pouvez ainsi choisir le mode de collage. Et même si vous êtes un adepte des raccourcis clavier, vous pouvez aussi profiter de ces nouvelles fonctions. Ainsi, juste après avoir tapé Ctrl + V, appuyez sur la touche Ctrl : l’icône qui apparaît en bas à droite de l’élément inséré s’ouvre automatiquement pour vous proposer les différentes options de collage.

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Stéphane Darget