Un rachat d’entreprise influe nécessairement sur la structure informatique de la nouvelle filiale et nécessite des choix de la part de sa maison mère. Faut-il garder le système existant, le refondre totalement ou conserver certaines applications ? Pour le groupe de nettoyage industriel TFN, la marche à suivre s’est imposée d’elle-même.
La société Socanett (quatre-vingt personnes), rachetée en 1998 par ce groupe parisien de 8 000 salariés, utilisait une application spécifique pour assurer toute sa gestion. Il était inutile, pour sa maison mère, de conserver un système rudimentaire, développé sous DOS. Mais Socanett ne possédait pas de service informatique pour assurer la migration des données vers le système de gestion du groupe TFN. “Nous avons voulu contacter la SSII qui avait développé cet applicatif et n’avait laissé aucune documentation…, explique Jean-Pierre Giordano, responsable micro et réseaux du groupe TFN. Comble de malchance, cette société avait fait faillite !”Une seule solution : mettre la main à la pâte. Le service informatique du groupe s’est attelé, pendant deux jours, à la récupération des fichiers clients et des données de gestion interne de la société. Le groupe TFN a cependant attendu la fin de l’année 1998 et la clôture de l’exercice fiscal de Socanett pour centraliser son système de paie et de comptabilité au siège. “En attendant, nous leur avons fourni deux PC reliés à notre siège par Numéris, pour commencer à récupérer les dossiers en cours “, précise Jean-Pierre Giordano.
Analyser dans le détail l’organisation des filiales
Les utilisateurs étaient obligés de saisir leurs informations deux fois, non seulement sur les PC installés par le groupe, mais aussi sur leurs précédents micros… Une procédure aberrante, que le groupe Omerin, premier fabricant européen de câbles isolés en silicone et fibre de verre, a pu éliminer grâce à une planification rigoureuse, et ce, malgré une taille plus modeste (quatre cents personnes). “Pour obtenir une véritable synergie au niveau du groupe, nous voulions que notre filiale, Silisol, utilise le même système informatique que nous, à savoir une plate-forme Unix et le progiciel ASAP orienté métier “, raconte Cyrille Cardey, responsable informatique du groupe Omerin.
Le projet devait être mené en douceur, le système d’information de Silisol utilisant un environnement NT. En totale collaboration avec le service informatique de la nouvelle filiale, le groupe Omerin a d’abord dû analyser l’organisation de la société en détail. Ainsi, la maison mère a pu déceler les possibilités d’amélioration des processus de sa filiale (notamment au niveau commercial), mais aussi profiter de ses meilleures pratiques. Au terme de cette analyse, le groupe a décidé d’installer un serveur Unix chez Silisol, mais de conserver l’application de comptabilité sous NT.
“Au lieu de tout remplacer, ce qui aurait été plus complexe et très déstabilisant pour les utilisateurs, nous avons préféré l’interfacer avec ASAP “, ajoute Cyrille Cardey. “Créer des interfaces vers un logiciel propriétaire n’est valable qu’en cas de gros volume de données. Sinon, il vaut mieux les récupérer manuellement pour les intégrer au système central “, acquiesce Michel Gaydier, directeur technique de la division ingénierie du groupe Focal, une SSII lyonnaise (1150 personnes). Les bases de données de ses principales filiales sont désormais consolidées au siège du groupe, par le biais du réseau privé virtuel qui relie chacun de ses sites.
Conserver les applications spécifiques des sociétés qui n’ont pas la même activité
Uniformiser les systèmes informatiques de ses filiales permet de réduire les coûts d’exploitation, “mais il est préférable de conserver les applications spécifiques des sociétés qui n’ont pas la même activité que la maison mère “, prévient Jean-Pierre Giordano, de TFN. Lors du rachat de Visa, une société de gardiennage d’immeubles, le groupe n’a pas touché aux logiciels spécialisés utilisés en interne. Omerin n’a pas voulu non plus imposer sa suite bureautique (Office) à Silisol, qui utilise SmartSuite de Lotus : il économise ainsi le coût de nouvelles licences et de la formation nécessaire aux utilisateurs.
Après avoir tenté de faire cohabiter sa messagerie Exchange avec la messagerie Notes utilisée par sa filiale, le groupe Focal a fini par imposer son choix, malgré l’opposition des utilisateurs. Chez Omerin, encore une fois, tout a été fait dans les règles de l’art : “Dès la conception de la nouvelle architecture, les utilisateurs ont été associés au projet. La formation du personnel de Silisol a ensuite été assurée par leurs homologues du siège. Du coup, le système a été parfaitement accepté et les employés des deux parties ont pu faire connaissance !” se félicite Cyrille Cardey.
Assurer en douceur le transfert d’autorité
Une collaboration étroite doit être instaurée entre le service informatique de la maison mère et celui de la filiale, si elle en possède un. Leur implication dans le projet permet un transfert de compétences essentiel pour que le service informatique de la filiale puisse assurer la gestion du nouvel environnement. Enfin, elle permet d’asseoir en douceur le nouveau pôle décisionnel de la maison mère. “Tout achat de matériel informatique doit être validé par le siège, souligne Michel Gaydier, de Focal. Mais chaque site gère son propre parc.” Ses filiales n’ayant pas de responsable spécifique, le service informatique du groupe TFN (six personnes) s’occupe lui-même d’une structure de 8 000 personnes ! “Nous utilisons heureusement un logiciel de gestion de parc pour nous faciliter un peu la tâche… “, conclut Jean-Pierre Giordano.
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