Microsoft propose une version limitée, mais gratuite, de Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu’un espace de stockage de 25 Go sur le Web pour héberger vos documents.
Office est un ensemble de logiciels fort répandu, mais cher (99 euros pour la version la plus modeste). Heureusement, il existe aujourd’hui une alternative gratuite, uniquement disponible en ligne : les Office Web Apps, versions allégées de Word, Excel, PowerPoint et OneNote (gestionnaire d’informations personnelles). Si vous êtes un habitué d’Office 2007 ou 2010, vous ne serez pas dépaysé, puisque les documents exploitent les mêmes formats et que vous retrouverez l’interface à ruban.Un logiciel en ligne offre plusieurs avantages : vous n’avez rien à installer sur votre disque dur, ni aucune mise à jour à effectuer. En effet, comme il est sur le serveur, vous travaillez toujours sur la version la plus récente du programme. En outre, les Office Web Apps s’ouvrent à d’autres systèmes d’exploitation, comme Mac OS ou Linux. Tous les documents créés ou modifiés sont stockés sur l’espace en ligne nommé SkyDrive et accessibles depuis n’importe quel PC connecté à Internet. Ils peuvent même être partagés avec les personnes que vous avez désignées. Mais il y a des contraintes. La plus lourde est la nécessité d’être connecté à Internet en permanence. De plus, aujourd’hui, seuls trois navigateurs sont exploitables : Internet Explorer, Firefox et Safari. Enfin, il vous faut un compte Windows Live (voir encadré ci-contre).
Obligatoire – Compte Windows Live : Première étape indispensable Pour exploiter les Office Web Apps, vous devez disposer d’un compte Windows Live ID (votre compte Hotmail peut aussi faire l’affaire). Si vous n’en avez pas, créez-en un, c’est gratuit. Pour cela, connectez-vous à l’adresse www.live.com et cliquez sur Inscrivez-vous , puis remplissez le formulaire et saisissez les caractères qui apparaissent en bas de la fenêtre. Une fois le compte créé, vous disposez d’un espace en ligne de 25 Go (nommé SkyDrive) pour y stocker vos documents (feuilles de calcul, présentations, documents Word…). Pour lancer les Office Web Apps, cliquez sur le lien Office en haut de la fenêtre. Vous affichez l’écran d’accueil Office. C’est là que figureront tous les fichiers que vous avez créés.
À l’usage : Nettement plus lent qu’Office Ce que ça change
Plusieurs commandes sont communes à toutes les Web Apps. Pour créer un document, dans l’écran d’accueil Office, cliquez sur le lien Nouveau et choisissez Document Word , Classeur Excel ou Présentation PowerPoint… Donnez un nom à votre document et validez. L’interface à ruban apparaît. Vous pouvez commencer à saisir du texte ou des nombres. Il est possible de copier sur SkyDrive un des documents de votre disque dur. Pour cela, cliquez sur Ajouter des fichiers , puis sur Mes Documents et enfin sur Parcourir . Sélectionnez le document à ouvrir sur votre disque et validez. Pour effacer un fichier de SkyDrive, ne cliquez pas sur son nom (vous l’ouvririez), mais sur la flèche rouge placée à droite de son nom.
Les limitations
Comme pour tous les logiciels en ligne, le fonctionnement des Web Apps est bien plus lent que celui d’Office. De plus, certains documents complexes, notamment ceux comportant une hiérarchie de titres, ne peuvent pas être importés dans SkyDrive. Enfin, le copier/coller ne fonctionne pas entre Excel 2010 et Excel Web App.
Excel Web App : Fort en calcul, mais pauvre en présentation Ce que ça change
Avec Excel Web App, ne vous attendez pas à créer de superbes tableaux. Les options de présentation sont réduites au minimum : choix des polices de caractères, formatage des cellules selon divers gabarits (date, pourcentage, fraction, scientifique…). La galerie de graphiques met à votre disposition une dizaine de modèles (camemberts, histogrammes, nuages de points…), mais vous n’y trouverez aucun gabarit en 3D. Pour les fonctions de calcul, le pire côtoie le meilleur. Le pire, c’est la saisie des fonctions de calcul, pénible en l’absence d’Assistant. La seule solution, c’est de taper la première lettre de son nom. Encore faut-il le connaître ! Le meilleur : Excel Web App met à votre disposition la totalité des 400 fonctions d’Excel 2010, couvrant de nombreux domaines : mathématiques, scientifiques, logiques, statistiques, financières, bases de données, logiques… De quoi créer des formules très élaborées. Dernier point : Excel Web App permet à plusieurs personnes, où qu’elles se trouvent, d’ouvrir et de modifier simultanément le même document. Bluffant !
Les limitations
Avec Excel Web App, oubliez les formats de cellules personnalisés, les tableaux croisés dynamiques… et les macros. Ces dernières, en effet, sont perdues lors du passage en ligne. Conservez donc en local une copie de votre classeur avec ses macros.
PowerPoint Web App : Le strict minimum, pas plus Ce que ça change
La version Web de PowerPoint vous permet d’élaborer des présentations sommaires calquées sur les quelques modèles disponibles. Mais vous n’y trouverez ni effets de transitions, ni minutage de la présentation (les visuels s’enchaînent manuellement), ni trieuse de diapositives. Si vous pouvez choisir, lors de la création du diaporama, entre 49 couleurs, il n’est plus possible de modifier ce choix une fois le document enregistré !
Les limitations
On demande généralement à une présentation d’être attractive. Avec PowerPoint Web App, c’est raté, tant le logiciel est sommaire. Par ailleurs, il est impossible de diffuser une présentation dans un flux vidéo…
Word Web App : Fonctions basiques Ce que ça change
Si vous utilisez exclusivement les commandes de base de Word, la version en ligne devrait vous suffire. En effet, le ruban vous offre les fonctions basiques de formatage des textes (polices, taille et couleur des caractères, surlignage). Les styles, apanage de Word depuis ses débuts, sont bien présents, mais vous devrez vous contenter des 23 modèles fournis : impossible de les modifier ou d’en créer de nouveaux. Vous illustrerez facilement vos documents en y insérant des images. Mais, là encore, les possibilités sont peu nombreuses : vous ne pouvez pas changer l’emplacement de l’image, ni choisir comment elle doit s’insérer dans le texte voisin. Il y a bien un dictionnaire orthographique, mais aucune option ne permet de l’enrichir avec vos propres termes.
Les limitations
Pas de remplacement de texte, ni notes de bas de page, index ou table des matières, publipostage… Aucune des fonctions évoluées de Word 2010 n’est ici présente.
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