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Le nuage de Google est avant tout bureautique. Cela tient aux outils qui le composent. Le nom même du service donne un indice sur son orientation : Google Documents. La première version utilisable fut Google Docs & Spreadsheet, lancée en 2006. Depuis, les autres briques essentielles d’une suite bureautique se sont petit à petit agrégées à l’ensemble : Google Présentation, Google Dessin et, très récemment, Google Tables, un gestionnaire de base de données, encore en version bêta. Les capacités gigantesques de stockage de Google lui ont permis de transformer la page d’accueil du service en un véritable espace de stockage pour tout type de documents. Le résultat ? 1 Go d’espace de stockage collaboratif, truffé de pépites, telles la reconnaissance optique de caractères dans les images, le glisser-déposer de fichiers, la lecture intégrée de nombreux formats de fichiers… Seul manque notable : la synchronisation automatique des fichiers présents sur votre disque dur avec ceux stockés dans le nuage Google.
Accessible en un clic
Détenir un identifiant Google vous ouvre les portes de l’espace Google Documents. Pour vous y rendre, cliquez sur le lien Documents de la Barre Google. Une nouvelle barre est en cours de déploiement, et si cela est déjà le cas pour vous, la noire aura disparu. L’accès à Google Documents a alors lieu en survolant le logo Google en haut à gauche afin de déployer un menu de lancement des divers services.Une fois Google Documents ouvert, l’organisation de l’espace principal se maîtrise très facilement : comme dans l’explorateur de fichiers classique de Windows, les dossiers (nommés Collections) et les catégories de fichiers, se situent dans la colonne de gauche, et les fichiers dans la colonne de droite, leurs noms précédés d’une icône indiquant leurs types.
Glissez vos fichiers dans le nuage
Il existe deux méthodes pour ajouter des fichiers. Soit vous créez de toutes pièces un fichier dans l’un des formats natifs de Google Documents. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Créer dans la colonne de gauche, puis de sélectionner le type désiré. Le titre du document apparaît aussitôt dans l’accueil de Google Documents. Soit vous importez un document depuis votre disque dur. Pour cela, cliquez sur l’icône à droite du bouton Créer, puis sélectionnez Fichier… ou Dossier… Vous continuez après avec l’explorateur de Windows. Mais une méthode plus simple consiste à… glisser-déposer directement à la souris vos fichiers ou dossiers dans l’interface depuis votre disque dur ! Une fenêtre d’importation des documents vous invitera alors à déterminer, lorsque cela est possible, si les documents doivent être convertis au format Google Documents ou juste stockés en ligne dans leur format natif. Vous ne pourrez alors pas les éditer, mais les consulter à l’aide de la visionneuse intégrée. Vous pouvez aussi demander à ce que les textes repérés dans des images soient convertis en textes !
Des documents publics
Partager des documents est l’une des grandes forces de Google Documents. Pour tout fichier, il est possible de déterminer finement le degré de partage et de collaboration voulu. Les fichiers ouverts dans l’un des logiciels de la suite peuvent tout d’abord être “ publiés ”. Il suffit de sélectionner, dans le menu Fichier, l’option Publier sur le Web… Un lien est alors généré, que vous pouvez diffuser à vos contacts. Le fichier ne sera alors visible qu’en pure consultation, dans n’importe quel navigateur.
Le partage contrôlé
Le partage permet de donner de réels droits sur le contenu des fichiers afin de les modifier. Pour cela, après avoir sélectionné un fichier, cliquez sur le bouton Autres au-dessus de la liste et sélectionnez Partage… Depuis les logiciels de la suite, il suffit de cliquer sur le bouton Partager. Une nouvelle fenêtre vous permet alors de déterminer les paramètres de partage. Une ligne indique Privé, Public ou Tous les utilisateurs disposant du lien : il s’agit de la visibilité du document. Vous pouvez changer ce paramètre en cliquant sur Modifier… Avec un accès Public, tous les internautes disposant du lien généré par Google pourront voir le document, qui sera indexé par le moteur de recherche ! En mode Privé, vos collaborateurs doivent disposer d’un identifiant Google et être expressément désigné pour pouvoir accéder au document. Enfin, vous allez donner les autorisations précises à chaque personne sur le document : consulter, modifier, commenter. Pour cela, entrez le nom du collaborateur ou son adresse mail dans le champ Ajouter des personnes, puis sélectionnez son niveau d’autorisation en cliquant sur le lien bleu à droite du champ. Votre collaborateur recevra un avertissement par mail, l’invitant à se connecter, en créant un identifiant Google si nécessaire.
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