Pourquoi les PME décident-elles de s’équiper d’un progiciel de gestion intégré (PGI) ? De l’an 2000 au passage à l’euro, le changement imposé est souvent le facteur déclenchant. Dans le même ordre d’idées, la contrainte peut aussi provenir du marché : donneurs d’ordres ou clients réclamant de nouveaux modes de relation, que ce soit l’EDI ou, plus largement, le commerce électronique. Mais les actes volontaires existent aussi. Ils relèvent, pour leur part, d’une volonté de modernisation des structures et de l’organisation. Le caractère structurant des PGI permet alors à la PME d’aller vite et à moindres frais.
L’an 2000 et l’euro, des échéances incontournables
“Pour la plupart, les PME ont décidé de renouveler leur parc logiciel en raison du passage à l’an 2000 et à l’euro”, affirme Aline Mascaro, directrice commerciale de Creasoft, distributeur de Sage. En effet, ces entreprises avaient généralement bâti leur système informatique sur une longue durée. De sorte que des développements spécifiques cohabitaient avec divers progiciels. Dans ces conditions, la vérification de l’ensemble et la mise aux normes an 2000 risquaient de se révéler extrêmement coûteuses en termes de ressources et de temps. Ainsi, chez Jean D’Huart, PME du secteur de la métallurgie, le problème concernait environ trois mille applications différentes. “Cela aurait été un travail de titan. Nous étions partis pour dix ans et une grosse dépense”, estime le PDG de Jean D’Huart. Là, comme dans de nombreuses autres entreprises, le choix a donc été de repartir de zéro et de redéfinir le système d’information autour d’un PGI.
Une réponse aux contraintes imposées
par les grands comptes
“Dans l’industrie automobile, nos partenaires nous donnent des précisions à un ou deux mois, alors que nos délais d’approvisionnement en matières premières sont de trois à six mois. Il nous faut donc faire nous-mêmes des prévisions”, explique Sylvie Chenevier, responsable informatique chez Moisieux- Gauchon-Emboutissage. De nombreuses PME – sous-traitantes de l’industrie ou filiales de grands groupes – doivent ainsi adopter un PGI sous la pression de leurs donneurs d’ordres ou de leur maison mère. L’objectif est l’harmonisation de tous ces systèmes d’information qui interagissent régulièrement. Il faut homogénéiser le langage afin de faciliter le dialogue. Dans le cas des filiales, elles doivent mettre leurs données en conformité avec les formats utilisés par la maison mère pour permettre leur consolidation au niveau du groupe. Si la PME décide néanmoins de s’équiper d’un PGI différent de celui de sa maison mère, elle devra alors prévoir des passerelles entre les deux outils.
La manière la plus radicale de rationaliser
les processus
Le PGI est un outil très structurant pour l’entreprise, car il encha”ne ses processus au travers de tâches très précises et prédéfinies. Si elle n’est pas indispensable, l’adoption d’un outil très organisé – SAP R/3, par exemple – peut ainsi aider une entreprise désireuse de rationaliser ses processus.
Le PGI permet de faire adopter par l’ensemble des utilisateurs des procédures intégrées, correspondant souvent à des ” meilleures pratiques ” éprouvées par d’autres entreprises du même secteur d’activité. “Pour une petite entreprise, installer SAP est l’occasion de mettre en place des procédures plus rationnelles”, indique Pascal Berend, PDG de Comasec, PME fabriquant des gants de sécurité. Le PGI peut également permettre de figer l’organisation de l’entreprise lorsqu’elle arrive à maturité. Autre avantage : en intégrant les processus, le PGI permettra d’améliorer la traçabilité des produits dans les entreprises des industries agroalimentaires ou pharmaceutiques, ou engagées dans une démarche qualité.
Une base indispensable pour évoluer
L’une des motivations importantes pour adopter un PGI est de préparer une évolution du périmètre des applications – vers le commerce électronique, par exemple -, sans que trop de développements spécifiques soient nécessaires.
“Il faut prévoir la connexion d’un système de CTI (couplage téléphonie-informatique) ou d’EDI (échange de données informatisé) dès la mise en place du progiciel”, recommande Jean-Yves Pussin, président de la SSII Progicorp. “Si les fournisseurs nous demandent de travailler en mode EDI, la modification sera assez simple et peu coûteuse, puisque les moteurs d’EDI sont déjà intégrés dans le progiciel”, précise Patrice Bourgeois, directeur général de Mafipa, qui a mis en place System 21, de JBA Présys. Textile Solutions a adopté IFS Applications en vue de gérer ses transactions d’approvisionnement sur Internet. En effet, pour évoluer vers le commerce électronique, il suffit souvent de mettre en place un module déjà présent dans le PGI ou de monter en version. Ce qui représente un investissement mineur
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