Oubliés les vieux classeurs, les procédures employées par Gestitres sont désormais présentées sur l’intranet. “Le projet de dématérialisation des procédures et d’amélioration de la gestion des connaissances est né d’un constat de la direction des ressources humaines et de la communication : notre méthode de conservation – sur papier ou sous format Word, Excel ou Visio – des procédures et des processus rendait difficile l’accès aux documents pour l’ensemble du personnel”, raconte Luc- Sorel Om, organisateur chargé des projets NTIC de Gestitres. La gestion des procédures était réalisée par la direction informatique. “L’appropria-tion de ces procédures n’était réelle que chez les informaticiens”, poursuit Luc-Sorel Om. Baptisé Atlas, le projet de rénovation de la gestion des procédures s’est appuyé sur le développement de l’intranet. Objectif, démocratiser l’accès et la consultation des procédures tout en utilisant les atouts de l’intranet.“Du côté technique, la solution devait être compatible soit avec notre serveur intranet sous Lotus Notes soit avec notre serveur web IIS de Microsoft. Du côté fonctionnel, l’application devait impérativement être interactive, tout en restant simple d’utilisation”, détaille Luc-Sorel Om. Toutes les procédures existantes, et ce quel que soit leur format, devraient également être réutilisées. Les besoins fonctionnels exprimés par Gestitres sont tellement spécifiques que très peu d’acteurs pourront y répondre. Au final, ce sera l’éditeur Nomia avec son offre Sicom (déjà utilisée par la Caisse des dépôts et consignations) qui sera choisi. Au menu, 25 cartes, 38 scénarios interactifs et plus d’une centaine de documents associés (copies d’écran d’applicatifs, manuels de logiciels, fiches clients…) sont proposés pour faciliter la présentation et la prise en main des procédures pour quatre types de public : nouveaux arrivants, personnels en quête d’information sur les métiers de Gestitres, informaticiens et clients de Gestitres. “Nomia nous a fourni des CD-ROM contenant l’ensemble de l’application de manière que nos commerciaux puissent les utiliser sur leurs portables pour expliquer le fonctionnement de notre entreprise”, explique Luc-Sorel Om.
Dépoussiérer les procédures
La livraison et la mise en place de l’application sur le serveur web IIS n’ont duré qu’une vingtaine de minutes. “Le plus gros travail a été le choix des procédures à mettre à disposition et leur développement. Nous en avons d’ailleurs profité pour les dépoussiérer”, reprend Luc-Sorel Om. L’investissement consacré au projet s’élève à environ 500 000 F (76 225?). Depuis le mois de janvier 2001, l’ensemble de l’entreprise accède à l’application par l’intranet. “Nous craignions des réticences de la part des utilisateurs. Mais l’ancien système papier a vite été oublié et ce, notamment, grâce à l’interface interactive”, déclare, satisfait, Luc-Sorel Om. “Même si ce n’est pas encore chiffrable, l’utilisation d’Atlas fait baisser les coûts de formation des nouveaux arrivants. Sans compter une meilleure maîtrise de notre environnement par l’ensemble de l’entreprise”, conclut-il.
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