- Gérer une base de données avec Excel
- Saisir et contrôler les données
- Rechercher des informations
- Faire des calculs sur la base
- Partager une base distante
Vous devez gérer un fichier de membres d’une association, une collection de timbres, de DVD ou de bonnes bouteilles ? Pour cela, vous avez deux possibilités. Soit vous installez un logiciel de gestion de base de données (un SGBD) comme Access. Mais attention : un tel programme n’est ni bon marché (plus de 200 euros pour Access 2007), ni facile à utiliser. L’autre solution consiste à utiliser un tableur aussi répandu qu’Excel. Ce dernier, en effet, possède de nombreuses fonctions vous permettant de saisir ou de modifier des données dans une collection, d’en extraire des informations selon une multitude de critères, d’obtenir des données chiffrées sur la totalité ou une partie de la base. Ainsi, sur une base de films, comme celle que nous avons choisie pour illustrer ce dossier, vous verrez qu’en quelques clics, vous retrouverez facilement, par exemple, les comédies avec Alain Delon tournées avant 1980 et durant moins de 90 min, tout cela de manière très intuitive et sans apprendre de langage de programmation.Mais que devez-vous faire pour transformer un tableau Excel en une base de données ? La réponse est simple : rien ! En effet, toute liste de données est automatiquement considérée comme une base à condition qu’elle respecte quelques règles simples de bon sens que nous détaillons dans les pages suivantes.
Partir sur de bonnes… bases
Après avoir passé en revue les techniques pour saisir, modifier et contrôler les données, nous verrons comment créer des requêtes simples, puis complexes en utilisant les fonctions du tableur. Nous détaillerons les tableaux croisés dynamiques, cette fonction réellement magique qui résume les calculs statistiques les plus complexes à quelques mouvements de souris. Enfin, nous terminerons ce guide par le partage d’une base située sur un ordinateur distant. Pour illustrer ces pages, nous utiliserons Excel 2007, qui apporte plusieurs nouveautés par rapport à la version précédente. Pour suivre et refaire nos manipulations, nul besoin d’être un expert dans le maniement du tableur de Microsoft : tout au plus faut-il en connaître les rudiments.
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