Vous voulez que vos collègues ou amis puissent consulter et modifier des données à usage collectif. Vous avez mis au point un projet et vous souhaitez le faire partager à plusieurs personnes géographiquement dispersées. Vous voulez que les emplois du temps de votre équipe de commerciaux soient accessibles à chacun à tout moment et en tout lieu… Vous avez créé un document et souhaitez le consulter à votre domicile, mais vous ne disposez pas, pour cela, d’un graveur de CD…
Dans toutes ces situations, l’utilisation d’un bureau virtuel peut vous rendre de grands services !
Choisissez un mot de passe
Le principe est simple : vous vous connectez à un site spécialisé, tel PenseBête ou ContactOffice, sur lequel vous demandez votre inscription. Pour celle-ci, vous avez généralement le choix entre deux options : un service totalement gratuit, qui n’offre que des fonctions de base, suffisantes dans de nombreux cas ; une formule payante, qui propose plus de fonctions ou un espace de stockage plus étendu.Lors de votre inscription, vous donnez un nom qui servira d’identifiant et vous choisissez un mot de passe. Dès que votre inscription est validée, vous recevez un courrier électronique qui vous indique l’adresse à laquelle vous devrez vous connecter pour accéder à votre bureau virtuel. Il ne vous reste plus qu’à transmettre ces informations aux personnes de votre équipe. Ainsi, à partir de n’importe quel PC relié à Internet, elles accéderont aux données que vous avez placées sur votre bureau virtuel.Vous pouvez aussi n’être que l’unique utilisateur de ce bureau. Dans ce cas, vous vous en servirez pour y stocker les données de votre PC professionnel, puis, une fois revenu à votre domicile, vous y accéderez grâce à votre PC personnel. C’est même la seule solution pour “transporter” de gros fichiers si vous ne disposez pas d’un graveur de CD ou d’une unité de sauvegarde. Notez qu’il est parfaitement possible que plusieurs personnes se connectent simultanément à votre bureau virtuel.Sur ce bureau, vous trouverez les fonctions classiques d’un organiseur : agenda, liste de tâches à faire, carnet de contacts, etc. De plus, un espace de stockage vous est ouvert. Selon les services, ces espaces varient généralement de 5 à 10 Mo pour les versions gratuites, à près de 100 Mo pour les versions payantes. Comme vous le faites pour votre disque dur, vous pouvez classer les documents dans des dossiers et des sous-dossiers.En outre, il est possible d’attribuer une protection différente à chacun de ces dossiers. Par exemple, le dossier Projet sera consultable et modifiable par tous, alors que le dossier Factures ne sera accessible qu’aux personnes ayant fourni un mot de passe supplémentaire. Les bureaux virtuels ajoutent à ces fonctions d’autres possibilités. Ainsi, avec ContactOffice, vous pouvez envoyer des SMS sur les téléphones mobiles de vos correspondants, et créer un forum sur lequel vous échangerez facilement des messages.Si le bureau virtuel reste une technique simple à utiliser et généralement gratuite, il ne faut pas perdre de vue ses deux inconvénients. Le premier est que, bien que vos données soient protégées par un mot de passe, elles se trouvent néanmoins sur un espace de stockage public. N’y mettez donc jamais d’informations hautement confidentielles, ou alors protégez les fichiers par des systèmes à double clé, comme PGP.L’autre inconvénient est la lenteur des échanges. Si votre bureau virtuel vous offre, par exemple, une capacité de stockage de 10 Mo, n’oubliez pas qu’avec un modem V90, il vous faudra plus d’une demi-heure pour charger un fichier de cette taille sur le disque dur de votre PC. Et ne croyez pas qu’avec une liaison à haut débit les problèmes disparaîtront. En effet, le câble ou l’ADSL offrent des débits supérieurs à ceux des modems, mais seulement pour le transfert des données depuis votre FAI vers votre PC (réception). Les transferts en sens inverse, que vous utilisez chaque fois que vous voulez copier des données de votre PC sur votre bureau virtuel, se font environ quatre fois moins vite que la réception des données.
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