Le système d’information des entreprises devra forcément suivre l’évolution du phénomène Internet, impliquant la gestion de bases de données de plus en plus volumineuses, complexes, multimédias, et ce, en temps réel. Quelle que soit l’implantation géographique des bases, localement ou sur sites distants, les administrateurs doivent se plier à certaines règles, telles que le respect des standards pour les formats de données, la vérification des droits d’accès, ou encore le nettoyage régulier des fichiers pour éviter toute détérioration à court terme.
Vérifier les droits d’accès et chiffrer les données
Dans un environnement de réseau local (LAN) ou étendu (WAN), les administrateurs doivent définir les droits d’accès aux données. Les utilisateurs de bases marketing pourront, par exemple, lire les informations stockées dans la base logistique, mais n’auront pas la possibilité de les modifier pour des opérations de mise à jour. En intranet, on pourra opter pour des procédures d’authentification par mots de passe sélectifs à usage unique afin de sécuriser au maximum l’accès aux données, le tout associé à des mécanismes de protection de type coupe-feu. À noter que les spécialistes des bases de données recommandent toujours de séparer physiquement l’accès aux données visibles par le public des données confidentielles de l’entreprise. La mise en place d’un réseau privé virtuel (RPV) entre un siège social et ses filiales – sécurisé à l’aide d’un accès par carte à puce -, permet de limiter l’éventuelle pollution de la base par des collaborateurs itinérants, de même que tout type d’intrusion.
Utiliser des formats d’enregistrement standards
usqu’au milieu des années quatre-vingt, les bases de données étaient constituées de texte. Aujourd’hui les besoins d’archivagese concernent des images, des photos, des vidéos, des fichiers de son. Si Word et Excel se sont imposés comme des standards, des formats multimédias sont apparus, malheureusement incompatibles entre eux. Le souci majeur concerne les fournisseurs de bases de données. Si l’un d’entre eux venait à disparaître, le client n’est pas assuré de récupérer toutes ses informations. Aussi, il faut imposer des formats standards, tels que l’Ascii ou le format Word pour le texte, le GIF ou le JPEG pour l’image et le MP3 pour le son.
Intégrer des données de sources différentes avec XML
l faut aussi s’intéresser à la façon d’intégrer des données issues de sources différentes et enregistrées sous d’autres formats. “Plus les données seront standardisées en entrée, et plus leur accès et leur mise à jour en seront facilités”, explique François-Xavier Ousselin, d’ETO Basalt. D’où l’intérêt du langage XML (Extended Markup Language). Le format d’échange normalisé pour Internet permet de définir des schémas de données (DTD) et de les associer aux informations ou à leur représentation à l’écran, par le biais d’un navigateur. Le nouveau protocole Soap (Simple Object Acces Protocol) permet également d’effectuer plus facilement des requêtes sans passer par le langage SQL. Reste qu’il existe maintenant des spécifications XML pour chaque secteur d’activité : l’adXML (Advertising Industry) pour la publicité, le ebXML (Electronic Business) pour l’univers du commerce électronique, ou encore le XBRL (Extensible Reporting Language) pour les sociétés intervenant dans le domaine de la finance.
Tenir régulièrement sa base à jour
es mises à jour régulières de la base sont indispensables. Leur fréquence dépend du volume de données et de la périodicité de leur collecte. Ainsi, le département marketing se chargera de la mise à jour fonctionnelle des données marketing, tandis que celui de l’informatique s’occupera de la mise à jour physique et structurelle. De même, les entreprises peuvent aussi faire appel à des sociétés d’hébergement, comme Axciom et AID, pour les aider à restructurer, normaliser et nettoyer leurs bases. Dautres prestataires, comme ConsoList et CompuBase, proposent de remettre à jour les bases de données à partir de leurs propres bases, sur simple validation téléphonique ou par Internet. Il en coûtera entre 7 622 et 91 470 € ht (50 000 et 600 000 F) par mois, selon la taille de la base.
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