La société Montena Components fabrique 20 000 condensateurs par an. Ces produits sont utilisés sur des trains ou des installations électriques par les grands acteurs de l’industrie. Tous les ans, l’entreprise enregistre en moyenne 350 retours, réclamations ou problèmes de non-conformité. Jusqu’à l’an dernier, le suivi de ces incidents était effectué sur papier. Doublons, documents égarés, modifications dispersées sur différents exemplaires étaient autant de problèmes rencontrés lors de la circulation des produits dans l’entreprise. “Il devenait difficile de réaliser des statistiques sur les taux de retour et de non-conformité, ajoute Pascal Arnaudo, responsable qualité et responsable informatique. Nous utilisions notre outil de GPAO pour les analyses, mais cela générait des saisies et des impressions de documents supplémentaires.”
60 jours pour installer la solution
Finalement, pendant l’été 1999, la société décide de s’affranchir du papier et recherche une solution de workflow. Tous les services impliqués dans la production et le suivi des condensateurs ont été invités à se prononcer sur son choix. Après une série de tests, Montena Components opte pour Prisma, une suite d’applications éditée par Ennov. “La phase de sélection a été la plus longue, mais nous avons installé et paramétré la solution en deux mois”, explique le responsable informatique.L’entreprise a établi trois flux de procédure pour les retours, les réparations ou les réclamations, pour les rapports de non-conformité détectés en interne et pour ceux identifiés par les clients ou les fournisseurs. Chaque flux comporte sept à huit étapes, dont des allers-retours entre les intervenants. Les utilisateurs sont avertis d’une nouvelle tâche par e-mail et accèdent directement à l’application par leur navigateur. Les deux modules de la solution ?” Prisma Doc, pour la gestion des documents et Prisma Process pour la modélisation des processus ?”, ont été intégrés à l’architecture existante. “Il a simplement fallu faire évoluer nos paramètres de sauvegarde et de récupération de données”, indique Pascal Arnaudo. Montena Components a quasiment atteint l’objectif zéro papier : seule une fiche d’identification du produit est imprimée, le reste des documents est devenu inutile.Pour le responsable informatique, l’automatisation des processus permet aussi d’améliorer le suivi des produits, une tâche importante pour une entreprise qui réalise plus de 80 % de ses ventes à l’export et dont les produits ont une durée de vie d’une dizaine d’années. Mais le workflow a aussi un impact sur les conditions de travail. “Jusqu’à présent, les personnes qui réceptionnaient les réclamations ou détectaient les problèmes ne percevaient pas toujours les résultats et les retombées de leur travail. Aujourd’hui, elles ont une vision claire de l’ensemble des opérations, ce qui est beaucoup plus motivant.” Le workflow concerne une soixantaine de personnes au sein de trois unités de production différentes. Pour répondre aux spécificités de leurs produits et de leur marché, des paramétrages ont été effectués pour chacune des entités. La prochaine étape consistera à adapter l’application à une quatrième unité installée sur site distant.
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