Désactivez toutes les fonctions automatiques gênantes
Il n’y a rien de plus énervant dans
Excel
que d’être dérangé toutes les 10 minutes par un message d’enregistrement automatique. Ou bien par l’affichage du Compagnon Office qui veut absolument dispenser ses conseils. J’ai désactivé tous ces automatismes gênants. Pour supprimer les messages d’enregistrement, allez dans le menu Outils/Enregistrement automatique et désélectionnez [alerte avant enregistrement].Pour éliminer le Compagnon Office, cliquez sur le personnage avec le bouton droit de la souris, choisissez Option et désactivez la case [utiliser le Compagnon Office]. Si vous voulez que la molette de la souris fasse seulement défiler la page, déroulez le menu Outils/Options, cliquez sur l’onglet Général, et désactivez la case [zoom avec la molette Intellimouse].Vous trouvez qu’Excel démarre lentement ? Sélectionnez Outils/Macro complémentaires et décochez les cases correspondant aux macros que vous n’utilisez pas.
Triez rapidement une base de données
Excel se prête bien à la gestion de petites bases de données, comme un annuaire de contacts ou un catalogue de produits. Pour trier rapidement vos informations, cliquez dans n’importe quelle cellule du tableau, puis allez dans le menu Données/Filtre/Filtre automatique. Une double flèche noire s’affiche en en-tête de chaque colonne.A l’aide de ces flèches, vous pouvez extraire rapidement des données de votre base. Cliquez sur l’une d’elles et choisissez un élément. Excel va alors sélectionner toutes les lignes de votre base de données qui sont communes à cet élément.
Contrôlez la validité des données saisies
Parfois, il est conseillé de vérifier dès la saisie que les données introduites sont cohérentes avec ce que l’on attendait. Par exemple, si un texte est tapé alors qu’Excel attendait un nombre, des erreurs peuvent apparaître dans des formules dépendantes. En cas d’anomalie, Excel vous informe par un message d’alerte.Pour activer le contrôle des données entrées, déroulez le menu Données et sélectionnez la commande Validation. L’onglet Option vous permet de préciser les critères de validation, tandis que les onglets Messages de saisie et Alerte d’erreur servent à définir les textes explicatifs à afficher lors de la sélection de la cellule et après une entrée erronée.
Mettez en évidence certaines valeurs
Dans un tableau, vous souhaitez affecter une mise en forme particulière à des cellules en fonction de critères prédéfinis. Par exemple, vous voulez que les valeurs négatives soient affichées en rouge. Pour cela, sélectionnez les cellules, et dans le menu Format, optez pour la commande Mise en forme conditionnelle.Choisissez ensuite la condition que doit remplir la formule, puis cliquez sur le bouton [format]. Vous pouvez maintenant attribuer un format aux cellules répondant aux différents critères choisis.
Sélectionnez une macro complémentaire
Quelles sont les macros intéressantes à installer ? Certainement celle nommée Outils pour l’Euro, qui met en forme les valeurs en euro et qui convertit les monnaies entre elles. Sinon, le Solveur est utile pour faire des simulations et trouver, par exemple, une valeur en fonction de contraintes. Les utilisateurs qui font des calculs scientifiques ou financiers voudront avoir la macro Utilitaire d’analyse.Pour sélectionner une macro complémentaire, déroulez Outils/Macro complémentaire, et activez celle que vous voulez utiliser. Toutes les autres doivent être désinstallées. Comme ces macros se chargent au démarrage d’Excel, plus elles sont nombreuses, plus elles ralentissent le système.
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