Gratuite ou payante, une suite bureautique doit disposer de fonctions avancées et simples à utiliser. Elle doit aussi offrir une bonne compatibilité avec les formats de fichiers de Microsoft, et fonctionner sur un ordinateur relativement peu puissant.
Le portrait-robot d’une suite bureautique idéale ? Une panoplie complète de fonctions faciles à utiliser. Autrement dit, ce qui fait la qualité d’une suite, c’est avant tout la richesse des programmes qu’elle offre et la présence d’Assistants et de modèles de documents. Ces derniers font gagner du temps si l’on doit, par exemple, rédiger un CV ou établir une fiche de frais. Le prix, évidemment, est un autre critère important, car il varie beaucoup d’un produit à l’autre.
Lors de l’achat, pensez aux promotions Aux deux extrêmes, StarOffice, de Sun Microsystems, gratuite, et Office 2000 Premium, de Microsoft, qui coûte plus de 6 120 F (933 ?). Cela étant, les éditeurs des suites payantes proposent une foule de remises, qui varient en fonction des situations. Ainsi, on paie moins cher si l’on met à jour une version antérieure, ou si l’on abandonne la suite d’un concurrent. En outre, les lycéens, étudiants et enseignants ont souvent droit à de fortes remises. On s’y noie parfois : pour Office 2000, la grille de tarifs de Microsoft a plus de deux pages !Enfin, pour être sûr de pouvoir lire et utiliser des fichiers aux formats de Microsoft, mieux vaut rechercher une compatibilité optimale. Car elle doit permettre l’importation et l’exportation de documents Office sans en altérer la présentation ni le contenu. Cependant, sachez que la compatibilité n’est jamais garantie à 100 % : il arrive même que l’on ait du mal à échanger des documents entre les différentes versions de Word (95, 97 et 2000) !
Le prix : évitez de payer plein tarif Il n’est pas nécessaire de payer le prix fort pour acquérir une suite de très bonne qualité. N’optez pas systématiquement pour les versions les plus coûteuses, car les logiciels supplémentaires qu’elles comprennent ne vous seront pas forcément utiles. En revanche, ne négligez pas les différentes sources d’économies sur la facture. Ainsi, si vous devez abandonner une suite qui commence à dater, vérifiez si l’éditeur vend des licences en version dite ” concurrentielle “. En échange d’une preuve d’achat du produit que vous utilisez actuellement et de votre numéro de licence, l’éditeur vous vendra son logiciel complet au prix de la mise à jour. La remise peut dépasser 1 500 F (229? ). Souvent, il existe aussi un tarif spécial pour les élèves et les enseignants. La réduction peut être importante : WordPerfect en version standard, par exemple, passe de 3 000 F environ (457 ?) à près de 500 F (76 ?). Si vous faites l’acquisition d’un ordinateur neuf, demandez au revendeur s’il fournit le logiciel à un tarif avantageux. Enfin, surveillez les offres promotionnelles sur le site de l’éditeur et dans les boutiques. En mars dernier, la marque Oxford proposait, pour l’achat de quelques fournitures de bureau, une réduction de 200 F (30 ?) sur Works Suite 2001, de Microsoft.
La richesse fonctionnelle : repérez les logiciels dont vous avez besoin En plus du tableur ou du traitement de texte, vous devez vérifier la présence des programmes répondant à vos besoins, comme, éventuellement, un logiciel de PréAO, de type PowerPoint, ou un agenda électronique. Assurez-vous, en outre, qu’ils ne vous imposent pas certaines limites. Ainsi, un tableur qui ne peut ouvrir qu’une feuille de calcul à la fois sera vite gênant. Par ailleurs, une personne qui doit rédiger des courriers et prendre des rendez-vous aura intérêt à choisir un traitement de texte intégrant des fonctions avancées et une messagerie pour échanger des documents. Si vous êtes amené à créer des rapports ou des thèses, il vous sera utile de pouvoir produire des documents composites, c’est-à-dire associant textes, données chiffrées et graphiques. Enfin, pour publier des documents sur un site Web, par exemple des fiches techniques de pièces détachées mises à jour régulièrement, veillez à ce que la suite comprenne un module capable d’organiser la navigation et la hiérarchie entre les documents, pour les rendre consultables avec n’importe quel navigateur.
La simplicité d’utilisation : cherchez les aides et les modèles Une notice détaillée, imprimée si possible, est indispensable. Les différents modules ou logiciels qui composent la suite doivent être suffisamment simples pour que l’utilisateur se familiarise rapidement avec les bases (création d’un courrier, d’une petite facture, etc.). Par exemple, on doit accéder aux actions les plus fréquemment effectuées dès les premiers niveaux des menus déroulants. Pour les débutants, l’existence de livres d’apprentissage, de stages de formation ou d’aides sur le Web (forums de discussion, listes de questions-réponses) est un avantage. Les suites doivent présenter des Assistants et des modèles prédéfinis qui facilitent la création d’un document et permettent de découvrir les possibilités du logiciel. Si l’utilisateur commence à rédiger une lettre, le traitement de texte doit être capable de lui proposer plusieurs modèles et types de mise en page : professionnel, personnel, demande de rendez-vous, etc. A la fin de la rédaction, on doit pouvoir demander au module d’aide, en posant une question, comment créer et conserver en mémoire une formule de politesse ou une signature.
La compatibilité : privilégiez les formats standards Lors de l’importation et de l’exportation de documents enregistrés sous un format usuel (par exemple, les fichiers d’extension .doc ou .rtf), les logiciels ne doivent pas en altérer la présentation ni le contenu. Parfois, le programme doit convertir ce format pour exploiter le texte. Pour le traitement de texte, il faut surveiller la conformité des polices de caractères, de l’emplacement des tabulations, des liens hypertextes ou des blocs d’images, ainsi que l’utilisation de caractères spéciaux, comme le symbole euro (?). Pour un tableur, le classeur doit garder intacte l’organisation des feuilles ou des cellules, sans modifier les modes de calcul des différentes données. Enfin, les logiciels doivent proposer de nombreux formats d’enregistrement pour les fichiers.
Ressources matérielles : ne saturez pas votre disque dur S’il reste peu de place sur votre disque dur, vous avez intérêt à choisir une suite qui propose d’installer certains logiciels (tableur, gestionnaire de clip arts, etc.) uniquement à la demande. L’idéal est d’utiliser ces modules à partir du CD-ROM fourni, ce qui est possible, par exemple, avec Office 2000 ou WordPerfect Office. Comme la saturation du disque risque de ralentir la machine, choisissez une suite occupant moins de 300 Mo. Méfiez-vous des logiciels qui produisent des fichiers trop volumineux, car la taille de ces derniers risque d’en empêcher l’envoi par e-mail ou la sauvegarde sur disquette. Même très aéré, un rapport de 200 pages peut dépasser 1 Mo. Un document identique, à la virgule près, atteint 1,8 Mo lorsqu’il est enregistré avec Works, contre 1,1 Mo avec StarOffice.
Configuration minimale conseillée pour utiliser une suite
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